Principer för arbetet med digitalt kulturarv

Principerna togs fram av Digisam som var en samlande plattform för 22 statliga aktörer som arbetar med digitalisering av kulturarvet.

Digisam avvecklades 2023 för att övergå i nya samverkansformer. Vid avvecklingen beslutades att Riksantikvarieämbetet skulle ta över ansvaret att förvalta principerna för arbetet med digitalt kulturarv. De ursprungliga underlag som togs fram inom Digisam har publicerats i DiVA.

Den nationella strategin för digitalt kulturarv som Riksantikvarieämbetet arbetar med under 2023–2024 bygger på dessa principer och är ett steg i att göra det lättare för kulturarvsinstitutioner att implementera dem sin verksamhet.

När ska man använda principerna?

Det är 14 principer som fångar hela digitaliseringsprocessen. De är uppdelade i fyra områden: styra, producera, använda och bevara.

Principerna är tänkta att användas som stöd när du planerar digitalisering och kan med fördel användas som stöd vid inriktningsbeslut. Principerna är inga instruktioner eller checklistor, utan beskriver snarare hur du som jobbar med digitalisering bör förhålla dig i just dessa frågor.

Principerna följer den så kallade TOGAF-modellen, vilket betyder att varje princip inleds med en kort beskrivning följt av ett förklarande motiv och slutligen beskrivs konsekvensen.

Styra

För att styra arbetet kan man tillämpa följande tre principer:

Princip 1: Digitaliseringen ska styras av ledningen.

”Digitaliseringsverksamhet ska styras av respektive institutions ledning.”

• Beskrivning: Digitaliseringsverksamhet ska utgå från planer och strategier som beslutats av institutionen.
• Motiv: Digitaliseringsverksamhet som inte har stöd från ledningen riskerar att inte få de resurser som behövs för att genomföra en effektiv produktion eller för att göra producerad eller insamlad data tillgänglig och långsiktigt förvaltad.
• Konsekvenser:
  – Varje institution behöver en fastställd strategi och plan för digitalisering,
  tillgängliggörande och bevarande.
  – Varje institution behöver fatta beslut om planerad digitaliseringsverksamhet.
  Planer och strategier formuleras utifrån nationella rekommendationer.

Princip 2: Institutionen ska ansvara för metadata

”Respektive institution ska ansvara för att den metadata – analog såväl som digital – som rör institutionens samlingar, liksom för de objekt som är skapade digitalt.”

• Beskrivning: Samlad information om såväl analoga som digitala samlingarna ska förvaltas på ett stabilt och ansvarsfullt sätt och kvalitetshöjning av metadata prioriteras.
• Motiv: För att användningen av samlingarna och samhällsnyttan ska utvecklas och öka behövs uppdaterad metadata av hög kvalitet.
• Konsekvenser:
  – Varje institution behöver avsätta resurser för en aktiv förvaltning av sina digitala
  samlingar.

Princip 3: Digitaliseringsprojekt ska följas upp

”Digitaliseringsprojekt ska följas upp och utvärderas av respektive institution.”

• Beskrivning: Beslutade digitaliseringsinsatser och projekt ska följas upp och utvärderas utifrån gemensamma kriterier. Resultatet av detta ska dokumenteras och delas med andra för erfarenhetsutbyte och gemensamt lärande.
• Motiv: Genom uppföljning och erfarenhetsutbyte ges insyn i digitaliseringsprojekt och möjlighet att undvika misstag som andra har gjort. Det ger ett effektivare resursutnyttjande och bidrar till kompetensutveckling. Det bidrar även till spridning av goda exempel.
• Konsekvenser:
  – Varje institution behöver inför digitaliseringsinsatser planera för uppföljning och utvärdering.
  – Varje institution behöver publicera resultatet av uppföljningar och utvärderingar, även mindre framgångsrika projekt. Detta görs utifrån nationella rekommendationer.

Producera

För en effektiv produktion kan man använda sig av följande två principer:

Princip 4: Resurser ska användas effektivt

”Digitalisering ska genomföras så att resurser och kompetens används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.”

• Beskrivning: I samband med planering och genomförande av digitaliseringsprojekt ska en avvägning göras av var och hur digitaliseringsinsatser kan genomföras på det mest effektiva och ändamålsenliga sättet utifrån fastställd kravspecifikation. Massdigitalisering bör alltid övervägas.
• Motiv: Genom att använda existerande digitaliseringsutrustning utnyttjas gjorda investeringar på ett bättre sätt. Det leder till högre kvalitet, lägre kostnader och bättre utnyttjande av den kompetens som finns på respektive institution. Genom att koncentrera produktionen till färre och mer storskaliga produktionsanläggningar kan samhällets totala kostnader för utrustning samt vidmakthållande och utveckling av kompetens optimeras.
• Konsekvenser:
  – Varje institution behöver undersöka vilka alternativ som finns inom och utom
  offentlig sektor innan man skaffar egen utrustning eller påbörjar intern produktion.
  – Den institution som gjort investeringar i utrustning och kompetens behöver göra det så enkelt som möjligt att dela dessa resurser med andra institutioner.

Princip 5: Använd öppna standarder

”Öppna standarder och specifikationer lämpade för tillgängliggörande och långsiktigt bevarande ska användas.”

• Beskrivning: Rekommenderade öppna standarder ska användas i all digitaliseringsverksamhet.
• Motiv: Användning av öppna standarder ger förutsättningar för långsiktigt bevarande, interoperabilitet samt bred användning och återanvändning av digitaliserat material.
• Konsekvenser:
  – Varje institution liksom varje förvaltare av aggregeringstjänster behöver använda rekommenderade standarder.
  – Varje institution liksom varje förvaltare av aggregeringstjänster behöver säkerställa att den utrustning och programvara som man skaffar kan hantera dessa standarder.

Använda

För att alla ska kunna använda det digitaliserade kulturarvet kan man följa dessa 7 principer:

Princip 6: Gör digitaliserat material tillgängligt

”Publikt tillgängliggörande ska vara en del av varje digitaliseringsinsats.”

• Beskrivning: Det digitaliserade materialet ska göras tillgängligt så snart som möjligt och på ett sätt som gör användningen så bred som möjlig.
• Motiv: Digitaliserad information har ett stort värde för samhället. Ett snabbt tillgängliggörande gör det möjligt för aktörer utanför institutionen att använda informationen inom andra områden, samtidigt som slitage på handlingar och föremål minskas och medborgarna ges ökad tillgång oberoende av fysisk plats.
• Konsekvenser:
  – Planering av digitaliseringsinsatser behöver även innefatta en plan för
  hur resultatet görs tillgängligt.
  – Digitaliserat material bör göras tillgängligt allt eftersom.

Princip 7: Textresurser ska var maskinläsbara

”Digitaliserade textresurser ska tillgängliggöras som maskinläsbar text.”

• Beskrivning: För att nå sin fulla potential av nytta och användbarhet för många olika användargrupper behöver digitaliserad text tillgängliggöras på ett sådant sätt att den kan processas maskinellt.
• Motiv: Textresurser som kan maskinläsas möjliggör bred och högkvalitativ användning för många grupper som har begränsad nytta av text som bara kan läsas av det mänskliga ögat. Här har många forskare samma grundläggande behov som icke svensktalande personer eller personer med funktionsnedsättning.
• Konsekvenser:
  – Varje institution behöver inför digitalisering av textresurser planera för hur informationsinnehållet kan göras maskinläsbart.

Princip 8: Ska vara enkelt att använda

”Digitala filer och metadata ska vara så enkla som möjligt för andra att använda och återanvända.”

• Beskrivning: Filer och metadata ska vara lätta att hitta och använda. De digitala objekten ska vara tydligt upphovsrättsligt licensierade/märkta och metadata kan i allmänhet licensieras öppet även om den refererar till skyddade objekt.
• Motiv: Nyttan med information uppstår när den används. Genom att göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt att använda resultatet av digitalisering skapas maximal nytta för samhället. Genom att tydliggöra rättigheter och använda öppna licenser bidrar institutionen till kunskapsspridning och nytt skapande.
• Konsekvenser:
  – Rättighetsmärkning behöver anges på ett maskinläsbart sätt.
  – I oklara fall (orphan works) behöver institutionen göra en avvägning som balanserar
  eventuell kränkning av enskilds rättigheter mot det breda samhällsintresset av öppen licensiering.
  –Institutionen behöver etablera en enkel kontaktväg för den som har synpunkter på
  tillgängliggörandet och en rutin för att eventuellt dölja eller avpublicera material.

Se även: Princip 5.

Princip 9: Utgången upphovsrätt

”Digitalisering av material där skyddstiden löpt ut ska inte medföra att nya rättigheter uppstår.”

• Beskrivning: Återgivning i nya medier av material där skyddstiden löpt ut skapar inte nya verk, med nya skyddstider. Sådana resurser ska inte licensieras men rättighetsmärkas på ett maskinläsbart sätt.
• Motiv: Nyttan med information uppstår när den används. Genom att tillhandahålla fria resurser utan villkor bidrar institutionen till kunskapsspridning, innovation och nytt skapande.
• Konsekvenser
  – Rättighetsmärkning behöver anges på ett maskinläsbart sätt.
  – Material med utgången upphovsrätt får återanvändas utan restriktioner. Upphovsman/källa bör ändå anges men det krävs inte.

Princip 10: Länka mellan information

”Länkningar mellan egen och andras information ska eftersträvas.”

• Beskrivning: Ett standardiserat sätt att länka mellan egen och andras information ska eftersträvas.
• Motiv: Kulturarvsinformation har naturliga kopplingar till många platser, händelser, tidsperioder, personer och objekt. Genom att koppla ihop digital information med andra källor ökar möjligheterna för återanvändning av materialet. När sammankopplingen sker på ett standardiserat sätt sänks tröskeln för användare av informationen och nya möjligheter öppnas för bland annat forskning.
• Konsekvenser:
  – De digitala objekten behöver förses med beständiga identifierare i enlighet med gemensamma riktlinjer.
  –Institutionen strävar efter semantisk länkning till externa informationsresurser.
  –Institutionen behöver göra det lätt för andra att semantiskt länka till information som förvaltas av den egna institutionen.

Princip 11: Semantiska beskrivningar

”Semantiska beskrivningar ska utformas på ett standardiserat sätt.”

• Beskrivning: Metoder för semantisk beskrivning som används i informationen ska vara dokumenterade på ett standardiserat sätt och publicerade på webben med en öppen licens. Etablerade vokabulärer ska återanvändas för att främja en gradvis framväxande semantisk interoperabilitet.
• Motiv: Med semantiska beskrivningar blir det lättare för användare att integrera informationen i egna lösningar. Utan sådan beskrivning riskerar man att användare drar felaktiga slutsatser av informationen. Genom att beskriva semantik på ett standardiserat sätt möjliggörs återanvändning och oklar tolkning av begrepp och definitioner minimeras.
  Medan världswebben är en standard för att presentera (sammanlänkade) dokument så går den semantiska webben längre och standardiserar även hur man uttrycker data och kunskap. Man har bland annat standardiserat hur man refererar till objekt som man vill beskriva. De identifieras med unika identifierare, så kallade URIs, som tekniskt sett är webbadresser. Data och kunskap uttrycks sedan genom så kallade tripletter sammansatta av subjekt, predikat och objekt som var för sig identifieras på ett standardiserat sätt. Att beskriva semantik på ett standardiserat sätt innebär att redogöra för på vilket sätt man semantifierat sitt datainnehåll.
• Konsekvenser:
  – För att främja interoperabilitet, att olika system kan ”samarbeta” på flera nivåer, bör redan etablerade semantiska beskrivningar för kulturarvsdata från olika områden återanvändas.
  – Om sådana beskrivningar saknas är det viktigt att kompletteringar utformas i öppna processer och i enlighet med etablerade standarder.

Princip 12: Samarbeta kring informationen

”Samarbete runt informationen ska möjliggöras.”

• Beskrivning: Institutionen ska uppmuntra allmänheten att bidra med kunskap till den gemensamma informationsbanken och göra det enkelt för alla att bidra med information.
• Motiv: Mycket kunskap om samlingarna finns utanför institutionen som därför bör göra det så lätt som möjligt för externa krafter att bidra. Användningen ökar om kvaliteten höjs och det finns många som kan rätta, komplettera och länka information hos olika förvaltare.
• Konsekvenser:
  – Plattformar där användare kan bidra med innehåll behöver etableras.
  – Rutiner och verktyg behöver införas så att värdefull information kan tas emot och relateras till institutionens egna metadata i samlingshanteringssystem eller motsvarande.

Bevara

För att långsiktigt bevara den digitala informationen kan följande två principer tillämpas:

Princip 13: Strategi för bevarande

”Varje institution ska ha en strategi för bevarande av digital information.”

• Beskrivning: Vid digitalt långtidsbevarande måste, förutom tekniskt bevarande, även bevarande av äkthet och kontext beaktas för att informationen i framtiden ska kunna återsökas och förstås.
• Motiv: Digitalt bevarande innebär interoperabilitet över tid, det vill säga att informationen är långsiktigt användbar och tillgänglig. För att digital information ska vara tillgänglig och användbar i framtiden krävs användning av lämpliga standarder, paketering av information och tekniska åtgärder.
• Konsekvenser:
  – Information som genereras genom digitalisering behöver utformas så att kontexten säkras så att informationen kan sökas och förstås i framtiden.

Se även: Princip 5.

Princip 14: Beskriv digitaliseringsinsatserna

”Aktuella digitaliseringsinsatser ska beskrivas på institutionens webbplats.”

• Beskrivning: Varje institution ska förteckna pågående och planerade digitaliseringsprojekt på sin webbplats. För varje projekt ska en kort beskrivning ges av omfattning, tidsplan och eventuell tillhörande dokumentation.
• Motiv: Ett stort antal digitaliseringsprojekt planeras och genomförs parallellt. För att undvika dubbelarbete och underlätta samverkan bör information om projekt publiceras öppet för insyn.
• Konsekvenser:
  – Organisationen behöver inrätta rutiner för att publicera information om planerade, pågående och avslutade digitaliseringsprojekt.

När du vill veta mer

Digisam var tidigare ett samordningssekretariat med placering vid Riksarkivet. 

Digisams vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv togs fram i samråd med Digisams medverkande myndigheter och institutioner. Principerna beslutades av Digisams styrgrupp den 3 april 2014.

• Digisams vägledande principer för digitalt kulturarv finns som pdf i DiVA (diva-portal.org)
• Här kan du som är nyfiken på TOGAF-modellen läsa mer om hur den fungerar (pubs.opengroup.org)