Flyttskola med stumfilm
Historiska museet skulle byta kompaktsystem och föremålen behövde evakueras. Hela myndigheten fick hjälpa till med flytten och fick en snabbkurs via små instruktionsfilmer. ”Det kändes som en succé och det blev en positiv förväntan”, säger konservatorn Jennie Arvidsson.
Det 600 kvadratmeter stora centralmagasinet är inte Historiska museets största magasin men däremot det mest välutnyttjade. Kompaktsystemet från 80-talet var slitet och vagnarna kunde inte vevas ordentligt. Museet behövde dessutom större lagringskapacitet.
I augusti 2015 inleddes projektet med att byta ut kompaktsystemet där arkeologiska föremål förvarades. Dels tog man fram en kravspecifikation för ett nytt system och dels började man planera för ombyggnationen och flytten av föremål.
– 17 000 behållare och brickor skulle landa i en helt ny förvaring i samma lokal som tidigare. Och så hade vi förstås vissa krav på säkerhet och klimat under tiden, säger Nina Persson, antikvarie vid Statens Historiska museer.
Lösningen blev att renovera och iordningsställa en halva av magasinet i taget och att bygga en temporär vägg i mitten. Först evakuerades föremålen i ena halvan av rummet och flyttades till en tom utställningslokal. Därefter var det dags för nästa halva.
Mycket dokumentation var införd i den digitala databasen – men det fanns, som så ofta, en eftersläpning. Frågan var därför hur de skulle få överblick och kontroll över alla föremål under själva flytten.
– Vi landade i den enklast möjliga lösningen: En analog visuell löpnummermärkning med orangea lappar som vi sedan hade koll på via ett excelark. Vi hade också en rutin med att märka upp tunga backar som behövde disponeras om i det nya systemet. Dem märkte vi med lila prickar, berättar Nina Persson.
Projektet fick inga externa resurser och de kom fram till att försöka engagera så många som möjligt inom myndigheten. Hur skulle de föremålsovanamedarbetarna få snabb och tillräcklig kunskap för att kunna arbeta med flytten av samlingarna? Svaret blev en kort instruktionsfilm som projektgruppen gjorde med hjälp av en gratisapp i telefonen.
De skapade också arbetslag om tre där en i varje lag hade antikvarisk kompetens.
Erfarenheten av att bjuda in folk som inte jobbar med samlingarna var positiva på flera sätt. Dels fick de anställda från andra avdelningar större insikt i samlingsverksamheten och dels bidrog det gemensamma projektet till en bättre gemenskap. Medarbetaranalysen visade en tydlig höjning efter projektet av antalet personer som ansåg att kommunikationen mellan avdelningarna var bra, berättar Jennie Arvidsson.