Digitala fotografier

Informationen på denna sida gäller dig som ska leverera dokumentation när Länsstyrelsen har pekat ut Riksantikvarieämbetets arkiv som mottagare.

Digitala fotografier

Med digitala fotografier menas här fotografier som har tagits med digitalkamera, eller en annan metod som producerar ett digitalt fotografi (som inte innehåller flera bildlager). Digitalkameror kan ofta skapa både en JPG-fil och en råformatfil vid fotografering. TIFF-filer kan ofta skapas vid ”framkallning” av de digitala råformaten.

Fotografiernas innehåll kan vara exempelvis fynd, anläggningar och schakt. Motivet, det bilden föreställer, är viktig information vid arkivering och vid sökning. Därför behöver den informationen följa med i leveransen. Läs mer om detta under avsnittet om metadata.

Vägledning vid leverans

Följ instruktionerna nedan för filernas katalogstruktur, namngivning, filformat och metadata.

Grundläggande råd

Att redan från början hålla reda på sin dokumenthantering och planera kring vilken dokumentation som skapas är till stor hjälp när det är dags att paketera informationen inför leverans till arkivet.

Eftersom viss grundinformation om dokumentation är nödvändig för att den ska gå att skilja ut från annan information är det bra att samla den informationen tillsammans med dokumentationen, då den kommer att efterfrågas av arkivet. Vilken information som vi behöver framgår i vår mall för metadata.

Eftersom alla filformat inte är arkivbeständiga är det bra att känna till vilka format som arkivet godkänner, samt om de program man använder skapar filer i de formaten eller kan exportera till de godkända formaten.

Urval

Det dokumentationsmaterial som är av betydelse ska tas om hand och ordnas så att det kan bevaras och bli tillgängligt. Därför är det nödvändigt att den som utför undersökningen och som skapar dokumentationen att göra en bedömning av vilken dokumentation som är av betydelse för att förstå undersökningens genomförande. En tumregel är att som minimum bör de bilder som ingår i rapporten också levereras i arkivbeständiga format. Utöver de bilder som ingick i rapporten, vilka fler behöver sparas? Ibland är det till exempel nödvändigt att göra ett urval om det finns många fotografier som visar samma sak, för att lyfta fram den väsentliga informationen.

Leveransbilaga

Leveransbilaga (Pdf)

Fyll i bilagan och lägg tillsammans med filerna och metadataarket. Om du vill leverera fotografier från flera uppdrag i samma leverans, så lägger du filerna från de olika uppdragen i olika mappar, och beskriver i leveransbilagan vilka uppdrag som ligger i vilka mappar.

Metadatabilaga

Metadatabilagan hittar du under rubriken ”Relaterade dokument”.

Fyll i metadatabilagan och lägg tillsammans med filerna och leveransbilagan.

Kan du inte öppna excelfiler? Kontakta Arkivet så tar vi fram en mall i ett format du kan använda.

Filernas katalogstruktur

Filer ska levereras tillsammans ordnade i filkataloger/mappar, där en mapp representerar en undersökning/projekt.

I undersökningens mapp med fotografier lägger du en excelfil som innehåller metadata för fotografierna. Excelfilen  du ska använda är den mall för digitala fotografier som du hittar på denna sida.

Excelfilen ska döpas så att det framgår vilken bildmapp den handlar om. Det är extra viktigt om metadatabilagan läggs utanför bildmappen som innehåller bilderna som beskrivs av metadatabilagan, och om flera bildmappar levereras.

Namn på filer

Filnamnen får inte innehålla otillåtna tecken. Filnamnen behöver vara beskrivande och gå att koppla till leveransens innehåll.

Otillåtna tecken

Undvik tecken som å ä ö é à i filnamnen.

Använd inte specialtecken som , ~ | ! ? i filnamnen. Om punkten sitter någon annanstans i filnamnet än precis före filändelsen kan det också orsaka problem i e-arkivet.

Princip för namngivning

Eftersom digitala fotografier skapas av kameran får de ett filnamn i kameran. Du kan använda dessa filnamn, men vi rekommenderar att du döper filerna efter en princip som gör att man via filnamnet kan förstå till vilken leverans bilden tillhör eller vad bilden föreställer.

Filformat

• TIFF (.tif, .tiff)
• JPG (.jpg, .jpeg)

Vi tillåter både TIFF och JPG som arkivformat för digitala fotografier. Du kan alltså välja något av dem eller leverera båda. Tänk på att om du använder två format för bilder, att samma bild heter likadant före filändelsen, t.ex. Bildens namn 1.jpg och Bildens namn 1.tif.

Om filformatet är ett annat än JPG eller TIFF, behöver filerna konverteras till dessa format.

Anledningen är att arkivformatet behöver vara ett filformat som är hållbart över lång tid, och som går att öppna i de program eller applikationer som de allra flesta har tillgång till. Den användare som i framtiden hämtar hem filen från arkivet ska kunna öppna och använda den, oavsett vilken dator, mobil eller webbläsare man använder, och utan att behöva köpa till extra programvara för att kunna ta del av innehållet i filen.

Filkvalitet

Om bilderna sparas om från sina originalformat, tänk på att inte komprimera filen, och att heller inte minska bildupplösningen på filen.

Så skickar du filer och metadata

Kontakta alltid Arkivet före leverans, så kommer kan vi ge råd kring vilket leveranssätt som är mest lämpligt för denna leverans, och för att vi ska kunna bekräfta att leveransen kommit fram.

Det smidigaste sättet att skicka filer och metadata är att packa hela katalogstrukturen med alla filer tillsammans i ett paket – som en komprimerad zip-fil. Döp gärna zip-filen efter projektets namn, helst tillsammans med uppdragsnummer från Fornreg i filnamnet.

Om du behöver paketera bildmappar från flera uppdrag i samma zip-fil, döp istället filen efter din organisations namn och år, och sedan döper du respektive bildmapp från de olika uppdragen inuti zip-filen  efter de projekt/uppdrag de tillhör.

Tunga filer

Vi kan ta emot zip-filer via en nedladdningslänk från en webbtjänst, men skicka då alltid ett mejl före eller i anslutning till leveransen. Du ska då få ett svarsmeddelande som bekräftar att vi har tagit emot leveransen.