Digitala ritningar

Informationen på denna sida gäller dig som ska leverera dokumentation när Länsstyrelsen har pekat ut Riksantikvarieämbetets arkiv som mottagare.

Digitala ritningar

Med digitala ritningar menas här antingen ritningar som har skannats från ett pappersoriginal eller ritningsfilm till en digital fil, eller ritningar som har skapats i dator.

Ritningarna kan vara till exempel planer eller profiler. Motivet, det ritningen föreställer, är viktig information vid arkivering och vid sökning. Därför behöver den informationen följa med i leveransen. Läs mer om detta under avsnittet om metadata.

Vägledning vid leverans

Följ instruktionerna nedan för filernas katalogstruktur, namngivning, filformat och metadata.

Grundläggande råd

Att redan från början hålla reda på sin dokumenthantering och planera kring vilken dokumentation som skapas är till stor hjälp när det är dags att paketera informationen inför leverans till arkivet.

Eftersom viss grundinformation om dokumentation är nödvändig för att den ska gå att skilja ut från annan information är det bra att samla den informationen tillsammans med dokumentationen, då den kommer att efterfrågas av arkivet. Vilken information som vi behöver framgår i vår mall för metadata.

Eftersom alla filformat inte är arkivbeständiga är det bra att känna till vilka format som arkivet godkänner, samt om de program man använder skapar filer i de formaten eller kan exportera till de godkända formaten.

Urval

Det dokumentationsmaterial som är av betydelse ska tas om hand och ordnas så att det kan bevaras och bli tillgängligt. Därför är det nödvändigt att den som utför undersökningen och som skapar dokumentationen gör en bedömning av vilken dokumentation som är av betydelse för att förstå undersökningens genomförande. Om ritningen finns i flera versioner, till exempel på papper, skannat och/eller vektoriserad, så är vårt råd att skicka den mest färdigställda versionen för arkivering.

Leveransbilaga

Fyll i formuläret ”Leveransbilaga” och lägg tillsammans med filerna och metadatabilagan.

• Leveransbilaga (pdf- formulär)

Om du vill leverera ritningar från flera uppdrag i samma leverans, så lägger du filerna från de olika uppdragen i olika mappar, och beskriver i leveransbilagan vilka uppdrag som ligger i vilka mappar. Om du ska skicka flera metadatabilagor, räcker det med en leveransbilaga där du beskriver båda leveranser.

Metadatabilaga

Du hittar metadatabilagan under rubriken ”Relaterade dokument”.

Fyll i metadatabilagan och lägg tillsammans med filerna och leveransbilagan.

Kan du inte öppna Excelfilen? Kontakta Arkivet så tar vi fram en mall i ett format du kan använda.

Filernas katalogstruktur

Filer ska levereras tillsammans ordnade i filkataloger/mappar, där en mapp representerar en undersökning/projekt.

I undersökningens mapp med ritningar lägger du en excelfil som innehåller metadata för ritningarna. Excelfilen du ska använda är den mall för digitala ritningar som du hittar på denna sida.

Metadatabilagan ska döpas så att det framgår vilken filkatalog eller mapp det handlar om. Det är extra viktigt om metadatabilagan läggs utanför mappen som innehåller filerna som beskrivs av metadatabilagan, och om flera mappar levereras.

Namn på filer

Filnamnen får inte innehålla otillåtna tecken. Filnamnen behöver vara beskrivande och gå att koppla till leveransens innehåll.

Otillåtna tecken

Undvik tecken som å ä ö é à i filnamnen.

Använd inte specialtecken som , ~ | ! ? i filnamnen. Om punkten sitter någon annanstans i filnamnet än precis före filändelsen kan det också orsaka problem i e-arkivet.

Princip för namngivning

Vi rekommenderar att du döper filerna efter en princip som gör att man via filnamnet kan förstå till vilken leverans ritning tillhör eller vad ritningen föreställer.

Filformat

• TIFF (.tiff) – för skannade ritningar
• JPG (.jpg) – för skannade ritningar
• PDF/A (.pdf)
• PDF/E (.pdf)
• SVG (.svg)
• DXF (.dxf)

För ritningar som har skannats från pappersoriginal/ritfilm tar vi emot filer i formaten .tiff och .jpg.

För ritningar som har ritats/mätts upp digitalt med hjälp av olika programvaror, tar vi emot formaten .svg eller .dxf, eller konverterat till PDF/A eller PDF/E. Kontakta gärna oss om du har andra format som inte går att konvertera till dessa.

Anledningen till att vi enbart tar emot vissa filformat är att arkivformatet behöver vara ett filformat som är hållbart över lång tid, och som går att öppna i de program eller applikationer som de allra flesta har tillgång till. Den användare som i framtiden hämtar hem filen från arkivet ska kunna öppna och använda den, oavsett vilken dator, mobil eller webbläsare man använder, och utan att behöva köpa till extra programvara för att kunna ta del av innehållet i filen.

Filkvalitet

Om du skannar ritningen från pappersorginal, tänk på att använda en tillräckligt hög upplösning för att den digitala filen ska kunna ersätta pappersoriginalet. Om bildupplösning och filkvalitet är för låg, kan det till exempel bli svårt att se detaljer som är viktiga för att tolka ritningen.

Så skickar du filer och metadata

Kontakta alltid Arkivet före leverans, så kommer kan vi ge råd kring vilket leveranssätt som är mest lämpligt för denna leverans, och för att vi ska kunna bekräfta att leveransen kommit fram.

Det smidigaste sättet att skicka filer och metadata är att packa hela katalogstrukturen med filer tillsammans i en .zip-fil. Döp gärna zip-filen efter projektets namn, helst tillsammans med uppdragsnummer från Fornreg i filnamnet.

Om du paketerar ritningsmappar från flera uppdrag i samma .zip-paket, döp hela paketet efter din organisations namn och år, medan respektive ritningsmapp inuti .zip-paketet från de olika uppdragen kan vara döpta efter de projekt/uppdrag de tillhör.

Vi kan ta emot .zip-paket via nedladdningslänk, men skicka alltid ett mail före eller i anslutning till leveransen. Du ska få ett svarsmail som bekräftar att vi har tagit emot leveransen.