Vägledning för leverans av arkeologisk dokumentation

Varför behövs mallar och krav?

Kort sammanfattat så behövs kraven för att dokumentationen ska gå att sökas fram och användas nu och i framtiden. Det finns krav som är allmängiltiga och det finns krav som är specifika för de tekniska förutsättningar som gör att vi kan arkivera informationen.

Tekniska krav

Riksantikvarieämbetets digitala arkivmaterial levereras till och lagras i e-arkivet. Via e-arkivet blir arkivmaterialet åtkomligt för publik sökning i Arkivsök. För att kunna leverera till e-arkivet behöver vissa tekniska krav uppfyllas kring filformat, lagringsstruktur och metadata. information som beskriver innehållet i leveransen (metadata). De tekniska kraven handlar om filformat och strukturen på mallarna.

Krav på sökbarhet och användbarhet

Det behövs också viss grundinformation om innehållet i dokumentationen som levereras – metadata. Metadata är informationen som hjälper oss att förstå vad dokumentationen handlar om, som gör att dokumentationen blir sökbar via beskrivningar och sökord, och som beskriver hur dokumentationen får användas.

Användbarhet under lång tid

För att de filer som levereras till arkivet ska gå att öppna av framtida användare behöver formaten som används för att spara dokumentationen vara hållbara över lång tid. Om andra format än godkända arkivformat levereras finns inga garantier för att filerna ska gå att öppna och läsa om t.ex. 10, 25 eller 100 år.

De format som man använder under arbetets gång för att registrera, redigera och analysera, lämpar sig inte alltid ur ett långtidsperspektiv. Många format är också bundna till en viss programvara vilket gör att alla användare inte har möjlighet att läsa formatet om de inte köper programvaran.

Tillgänglighet

Det finns också krav på att dokumentationen ska kunna tillgängliggöras publikt. Som villkor för tilldelning av undersökning gäller att dokumentationsmaterialet och all skriftlig rapportering får tillgängliggöras och mångfaldigas av staten med licensen Creative Commons Attribution 4.0 International Public License (med undantag för Lantmäteriets kartor). Det innebär att all digital dokumentation som levereras till arkivet ska kunna publiceras i Riksantikvarieämbetets öppna söktjänster och kunna delas och spridas vidare av andra användare med upphovspersonernas tillåtelse.

Restriktioner för tillgängligheten

Eftersom principen för den arkeologiska dokumentationen är att den ska tillgängliggöras öppet, är viktigt att du informerar oss ifall det finns någon del av dokumentationen som inte får spridas publikt.

Instruktioner

Här hittar vägledningar för när du ska leverera arkeologisk dokumentation till Riksantikvarieämbetets arkiv. Mallar och dokument finns i listan med relaterade dokument och på respektive väglednings sida.

Dokumentation	Filformat att leverera	Instruktioner
Digitala fotografier	TIFF eller JPG	Till vägledning
Digitala ritningar (skannade från analog)	TIFF eller JPG	Till vägledning
Digitala ritningar (vektorformat)	PDF/A (.pdf) PDF/E (.pdf) SVG (.svg) DXF (.dxf)	Till vägledning
Data i tabellformat	CSV	Kontakta Arkivet
Databaser	Kontakta Arkivet	Kontakta Arkivet
Fyndlista	CSV	Ladda upp i Fornreg
Rapporter och bilagor Skriftlig rapportering: Basrapport med bilagor, vetenskapliga fördjupningar, populärvetenskapliga sammanfattningar, publikationer, undersökningsredovisningar.	PDF/A-1b	Ladda upp i Fornreg
Analog och äldre dokumentation	–	Kontakta Arkivet