Ladda upp dokument på ett uppdrag

Rapporter

När rapporten är klar och godkänd av länsstyrelsen ska du ladda upp den i Arkivsök via det uppdrag som rapporten rör. Notera att det är viktigt att det är den slutgiltiga rapporten. Du kan inte ersätta den mot en annan version. Det krävs ett gallringsbeslut för att ta bort en arkivlagd rapport.

Format

Det arkivbeständiga formatet för rapporter är PDF/A-1a eller PDF/A-1b.

Eftersom formatet kan påverka transparenta bilder i en rapport, till exempel vektoriserade bilder (kartbilder med inritade områden), är det bra att du spara om rapporten till PDF/A innan du laddar upp den. Granska rapporten och se om bilderna ser bra ut. Gör de inte det kan du behöva omvandla bilderna till platta rasterbilder. Läs mer om transparenta bilder nedan.

Bilder i rapporten

Det är två kategorier av bilder som måste behandlas på särskilda sätt i rapporterna.

Transparenta bilder

Bilder med transparenta lager i rapporten förändras när den sparas ned i arkivet som en PDF/A. Exempel på transparens är en annan opacitet än 100% i ett färglager för att skapa transparens eller för att öka ljusheten i färgen. Samma problem kan uppstå när man använder sig av flera lager i en bild där en av bilderna innehåller genomskinlighet, eller när man använt sig av vektoriserade bilder. Exempel på detta är kartbilder där olika områden har ritats in.

Tips på vad man kan göra för att undvika problemet:

• Spara din rapport i formatet PDF/A innan du laddar upp den i Arkivsök.
• Använd bara färger med 100% opacitet
• Spara om bilder som innehåller lager och vektorer till platta rastrerade bilder.

Fotografier tagna från luftfartyg

Enligt lag (2016:319) om skydd för geografisk information och förordning (2016:320) om skydd för geografisk information krävs tillstånd för spridning av landgeografisk information som inhämtats från luftfartyg genom fotografering eller liknande registreringar. Regleringen omfattar även fotografier tagna från obemannade luftfartyg, s.k. drönare.

Enligt Lantmäteriets föreskrifter om spridningstillstånd för sammanställningar av landgeografisk information (LMFS 2016:1) är vissa typer av registreringar, informationsslag samt områden, byggnader och anläggningar undantagna från kravet på spridningstillstånd. Undantagen omfattar bl.a. område för arkeologiska undersökningar. Med ”område” avses här ett officiellt avgränsat område för en specifik undersökning. Det innebär att fotografier tagna från drönare över ett arkeologiskt undersöksområde inte kräver spridningstillstånd. Det är dock viktigt att tänka på att undantaget bara gäller för undersökningsområdet. Kommer det med vybilder som sträcker sig utanför undersökningsområdet blir dessa tillståndspliktiga även om luftfarkosten befinner sig inom området.

Det här betyder att innan man laddar upp en rapport (eller annan publikation) i Arkivsök måste man ha kontrollerat om det i rapporten finns någon bild som kräver spridningstillstånd och i relevanta fall skaffat ett sådant spridningstillstånd.

Ytterligare information om spridningstillstånd och undantag från spridningstillstånd finns på Lantmäteriets hemsida, här och här.

Ladda upp en rapport

Gör så här:
1. Gå in under balken Rapporter och dokumentationsmaterial. Välj vilken typ av rapport det är. För basrapporten väljer du Rapport.

2. Klicka på Vidare.

3. Från uppdraget hämtas automatiskt de administrativa uppgifterna som finns på uppdraget som uppdragstyp, uppdragsnummer, länsstyrelsediarienummer, utförare och de geografiska uppgifterna.

4. Fyll i formuläret. Fält med röd asterisk är obligatoriska. Skriv rapportens hela titel.

5. För att ange Författare, Utgivare och RAÄ-nummer måste du markera Lägg till efter att du lagt in uppgifterna, så att de läggs till nedanför fälten.

6. Du kan lägga till en eller flera tidsperioder som rapporten berör, samt lämningsnummer och RAÄ-nummer för de lämningar som rapporten omfattar.

7. När du har fyllt i alla fält kan du förhandsgranska formuläret innan du laddar upp rapporten.

8. Ladda upp rapporten. Nu finns en länk till rapporten på uppdragskortet.

 

Fyndlista

Som uppdragsregistrerare kan du ladda upp en fyndlista på länsstyrelseuppdraget i Fornreg. Fyndlistan ska ha formatet CSV (kommaavgränsad), vilket innebär att du måste spara om listan om du till exempel har den i excelformat. Du kan bara ladda upp en enda fyndlista och den arkiveras i Arkivsök. Ska fyndlistan raderas eller ersättas sker detta genom ett gallringsbeslut.

Det finns ingen färdig mall för fyndlistan. Innehållet och strukturen bör följa Statens historiska museums instruktioner för digital fyndlista. Fyndlistan används bland annat som ett underlag vid fyndfördelning, och det måste därför framgå vilken lämning (lämningsnummer) fyndet kommer ifrån, samt uppdragsnumret. Den ska innehålla uppgifter om samtliga fynd som har dokumenterats i samband med undersökningen, och det ska även framgå vilka fynd som eventuellt har gallrats och därmed inte ska fyndfördelas.

Ladda upp fyndlistan

Gör så här:

1. På uppdraget går du in under balken Rapporter och dokumentationsmaterial. Välj Fyndlista i flervalsmenyn.

2. Klicka på Vidare.

3. Från uppdraget hämtas automatiskt de administrativa uppgifterna som finns på uppdraget som uppdragstyp, uppdragsnummer, länsstyrelsediarienummer, utförare och de geografiska uppgifterna.

4.  Ladda upp fyndlistan i formatet CSV (kommaavgränsad).

5. Fyll i uppgifter om lämningstyp, lämningsnummer och RAÄ-nummer eller hämta uppgifterna från uppdraget.

6. Klicka på förhandsgranska. Ser allt bra ut klickar du på Ladda upp.