2. Modell för planering av förvaltning
Förvaltningsplanering för kulturmiljöer kan utföras på olika sätt och det finns flertalet olika modeller och mallar som kan användas. Här presenteras en modell som kan användas som stöd, från planeringsskedet till genomförandet och uppföljningen av förvaltningen.
Modellen syftar till att ta fram ett ändamålsenligt förvaltningsverktyg med utgångspunkt i bevarande. Nedan beskrivs modellen övergripande steg för steg samt den förvaltningsprocess som modellen resulterar i. För vidare läsning kring de planeringsdokument som stegen genererar i finns länkar till relevanta fördjupningsavsnitt i handboken.
Steg 1. Kartlägg övergripande förutsättningar
Ett förvaltningsverktyg behöver förhålla sig till de faktiska förhållandena som finns för kulturmiljön och hos den förvaltande organisationen. Detta påverkar valet av förvaltningsverktygets typ, utformning, omfattning och ambitionsnivå. Faktorer som spelar in är till exempel kulturmiljöns storlek och komplexitet, kulturvärden och dess sårbarhet, formella skydd, förvaltningsstruktur, samt resurser såsom ekonomiska ramar, tid och personal.
Läs mer om formella skydd av kulturmiljöer samt bidrag till kulturmiljövård
Vid kartläggningen bestäms också vilka som ska involveras i framtagandet av förvaltningsverktyget. Riksantikvarieämbetet har sammanställt en lista med exempel på kompetenser som kan behöva involveras:
Se lista med exempel på kompetenser
En viktig utgångspunkt är att förstå kulturmiljöns egenskaper och kulturvärden, samt hur sårbara kulturvärdena är. En kulturmiljö, en enskild byggnad, eller ett objekt kan ha olika betydelse för olika intressenter. För att inte riskera att skada kulturvärden bör därför samråd ske vid sammanställningen av egenskaper och kulturvärden.
Frågeställningar vid kartläggning av övergripande förutsättningar
- Vilken typ av förvaltningsverktyg behövs?
- Hur ska förvaltningsverktyget användas?
- Hur ser förvaltningsorganisationen ut?
- Vad är en rimlig ambitionsnivå utifrån resurser samt kulturmiljöns storlek, komplexitet och lagskydd?
- Vilka är de identifierade kulturvärdena och vad bör särskilt skyddas? Hur sårbara är kulturvärdena?
- Vilka intressenter bör involveras i planeringen?
- Vilka kompetenser bör delta vid framtagandet?
Steg 2. Ta fram ett vårdprogram
Ett förvaltningsverktyg utgörs vanligen av två delar, en fast del och en rörlig del. Vårdprogrammet är den fasta delen och fungerar som ett grunddokument för vidare förvaltningsplanering. I vårdprogrammet ska kulturmiljöns förutsättningar klargöras och en bevarandemålsättning med riktlinjer för förvaltningen formuleras. Vårdprogammet innehåller till exempel beskrivning av kulturmiljöns objekt, lagskydd, kulturvärden, åtgärdshistorik, skadebeskrivning och risk- och sårbarhetsanalys.
Läs mer om att ta fram ett vårdprogram
Läs mer om risk- och sårbarhetsanalyser och formulering av bevarandemålsättning och riktlinjer
Steg 3. Ta fram en underhållsplan
Underhållsplanen är den rörliga och operativa delen av ett förvaltningsverktyg. I underhållsplanen planeras drift, underhåll och åtgärder på en övergripande nivå. Här sker prioritering av åtgärder, tidsplanering och resurssättning. Här kan också anges vilka material och metoder som ska användas vid åtgärder. Både planerat och löpande underhåll ska ingå i underhållsplanen.
Det är viktigt att underhållsplanen utgår från de målsättningar och riktlinjer som formulerats i vårdprogrammet.
Läs mer om att ta fram en underhållsplan
Steg 4. Ta fram åtgärdsplaner
Åtgärdsplaner anger hur underhållet ska utföras i detalj, både löpande underhåll och enstaka underhållsåtgärder. Rutiner kan upprättas för löpande arbete, till exempel skötsel- och underhållsmoment som städning, krattning av grusgångar eller rensning av hängrännor.
Läs mer om att ta fram åtgärdsplaner
Steg 5. Ta fram plan för uppföljning
En plan för uppföljning upprättas för att skapa struktur på uppföljning av utfört arbete och revidering av underhållsplan och åtgärdsplaner. Kontinuerlig uppföljning och revidering säkerställer att förvaltningsverktyget hålls aktuellt och är ändamålsenligt utifrån bevarandemålsättningen och lagkrav. Förutom i en eventuell separat plan för uppföljning bör ansvarsfördelning för implementering och revidering av åtgärder framgå av underhållsplanen i anslutning till beskrivning av varje åtgärd. Även själva uppföljningsarbetet i sig behöver utvärderas.
Uppföljning kan ske med hjälp av metoder för uppföljning och kvalitetssäkring genom till exempel SMARTA mål och indikatoruppföljning. Uppföljningen kan ske både inom verksamheten och som extern tillsyn.
Läs mer om plan för uppföljning
Förvaltningsprocessen
Vid användning av modellen genereras följande dokument; Vårdprogram, underhållsplan, åtgärdsplaner samt plan för uppföljning och revidering.
Vårdprogrammet med bevarandemålsättning och riktlinjer utgör grunddokumentet som styr planering och genomförande av förvaltningen för att säkerställa bevarande av kulturmiljöns kulturvärden. Innehållet i vårdprogrammet styr den övergripande åtgärdsplaneringen i underhållsplanen, liksom detaljanvisningarna i åtgärdsplanerna.
Tidsintervall samt kontrollpunkter för uppföljning formuleras i planen för uppföljning och revidering. Uppföljningen säkerställer att förvaltningsverktyget uppdateras kontinuerligt och att målen för bevarande uppfylls, exempelvis genom att följa upp och utvärdera genomförda åtgärder. Revidering av vårdprogrammet sker endast om uppföljningen visar att bevarandemålsättningen inte uppfyllts eller om ny information har tillkommit som ändrar förutsättningarna för förvaltningen.
