Plan för uppföljning och revidering
Förvaltningsverktyg behöver hållas aktuella för att vara användbara. Uppföljning och revidering är framgångsfaktorn som driver förvaltningsprocessen framåt och håller vårdprogram, underhållsplan och åtgärdsplaner levande.
Detta avsnitt beskriver arbetet med att planera uppföljning och revidering.
Utan uppföljning och revidering riskerar förvaltningsverktyg att bli dyra engångssatsningar som inte används. Vårdprogrammet liksom vissa rutiner och beskrivningar kan vara oförändrade under lång tid om de håller god kvalitet. Vårdprogrammet revideras främst om ny kunskap tillkommit som påverkar värdebeskrivningen eller målsättningarna med förvaltningen.
Underhållsplanen behöver däremot uppdateras kontinuerligt vart eftersom åtgärder genomförs och resurser ändras. Rutiner för uppföljning och revidering bör upprättas redan i samband med planering och prioritering av åtgärder i underhållsplanen. Rutinerna kan formuleras i ett självständigt dokument men bör också vara integrerade i underhålls- och åtgärdsplanerna.
Uppföljningen ska även visa om bevarandemålsättningens riktlinjer följs och är verksamma i det förvaltningsarbete som bedrivs. Ansvaret för uppföljningen kan finnas på olika nivåer inom en förvaltande organisation. Inför en revideringsprocess bör en arbetsgrupp skapas av personer som på olika sätt är involverade i planering av arbetet och praktisk förvaltning.
Syften med uppföljning och revidering
- Hålla förvaltningsverktyget aktuellt och styra åtgärderna rätt. Identifiera om förutsättningar, resurser och rutiner i förvaltningen behöver justeras för att behålla de kulturvärden som ska förvaltas.
- Använda uppföljningsresultatet för statusrapport för till exempel uppdragsgivare, finansiär, tillsynsmyndighet eller till allmänheten.
- Identifiera eventuella brister i själva utvärderingen. Mäts rätt saker eller finns det behov av kompletterande uppföljning för att uppnå syftet?
I vissa fall finns formella krav på regelbunden revidering av förvaltningsverktyget. Svenska kyrkans vård- och underhållsplaner ska exempelvis revideras senast vart tionde år. Samrådsskyldighet med tillsynsmyndigheter finns ibland. Exempelvis granskas vårdprogram av Riksantikvarieämbetet när det gäller statliga byggnadsminnen.
När det gäller byggnadsminnen enligt 3 kap KML varierar praxis. Framtagna vård- och underhållsplaner har som regel funktionen av kunskapsunderlag inför fördelning av kulturmiljövårdsbidrag respektive som rådgivning och överenskommelse om ambitionsnivå för förvaltning mellan ägaren och länsstyrelsen.
Grundläggande frågeställningar
- Används de bästa metoderna för förvaltning av de kulturvärden och egenskaper som ligger till grund för kulturmiljöns utpekande och skydd?
- Finns det en bevarandemålsättning med riktlinjer samt rutiner och strategier? Följs de i det löpande och planerade arbetet?
- Kan rutiner och arbetssätt förbättras för att tillgodose bevarandemål i högre grad?
Uppföljning av mål
För att det ska vara möjligt att följa upp målsättningen i alla delar av ett förvaltningsverktyg, måste den vara klart definierad. Det önskvärda tillståndet eller utförandet och tidpunkt när en åtgärd ska vara genomförd ska anges i mätbara eller på annat sätt uppföljningsbara termer.
Praktiskt kan regelbundna avstämningar ske genom ronderingar där berörda utförare och ansvariga följer upp det utförda arbetet. Detta kan ske utifrån en checklista som i sin tur bygger på bevarandemålsättningen och dess riktlinjer. Man kan exempelvis arbeta med incidentrapporteringar, där avvikelser noteras efterhand och samlas för att sedan följas upp i samband med avstämningstillfällen.
Om det går att se en trend i att ett visst återkommande arbetsmoment inte kan göras inom föreskriven tid, kan detta vara ett skäl att se över planering, prioritering eller resursfördelning på ett sätt som gör att åtgärdskravet eller den grundläggande målsättningen bakom kravet kan uppfyllas. Avstämningar följer upp tills åtgärden är genomförd.
Tips!
För att målsättningar eller åtgärdskrav ska få genomslag i det praktiska arbetet kan man använda aktiv form i formuleringen. Istället för att skriva ”hängrännorna bör årligen rensas från löv före sista oktober” skriver man ”hängrännorna har årligen rensats från löv före sista oktober”. Detta ger en absolut och mätbar tidsgräns som sätter press på alla parter och möjliggör en regelbunden kontroll av om målet är uppnått.
Indikatoruppföljning
En metod som kan användas för uppföljning är indikatoruppföljning. Metoden används inom många samhällsområden, till exempel för att följa upp miljömål samt vid förvaltning av natur- och kulturreservat enligt miljöbalken. Inom förvaltning av kulturmiljöer kan det användas för att följa upp om åtgärder har genomförts inom avsatt tid och om bevarandemålen uppfylls på ett bra sätt eller inte. Indikatorerna ska spegla kvalitet och effektivitet där man kan använda sig av till exempel SMART-modellen för att utforma dem på ett sådant sätt att de mäter vad man avser.
En indikator ska vara:
- specifik
- mätbar
- relevant i förhållande till det man önskar mäta,
- realistisk
- omfatta ett visst tidsintervall.
Uppföljning av planerat underhåll
Motsvarande uppföljning kan göras av planerat underhåll där projekt eller delar av projekt som har bidragit till måluppfyllelse, respektive sådana som inte har gjort det, kan studeras och orsaker klarläggas. Detta kan medföra insikter som är värdefulla att ha med sig inför kommande upphandlingar, till exempel om anbudshandlingarna var tillräckligt tydliga eller om kompetensnivån hos upphandlade entreprenörer var rätt.
Ibland kan det vara en fördel med att en extern part bistår i arbetet med uppföljning och utvärdering av såväl löpande drift som planerade åtgärder. Det kan vara svårt att se problem inom den egna organisationen eller förvaltningsarbetet.