Genomförande

Bakgrund och inledning | Ordförklaringar | Förutsättningar för gallring | Planering | Genomförande | Gallringsbeslut | Avyttring | Dokumentation och avslut | Checklista för gallringsprocessen | Litteraturlista | Bilaga 1 | Bilaga 2

Foto: (CC0)

Samla ihop objekten fysiskt

Besluta vilka delar av samlingen som ska ingå i gallringsprocessen. Utgångspunkten kan till exempel vara typ av objekt, tema eller placering. Överväg att fysiskt samla ihop de objekt som ska bedömas på samma ställe. Detta kan ge en mer översiktlig bild och ge en bättre möjlighet till jämförelse och dokumentation.

Samla ihop och komplettera dokumentation

Under arbetet bör all existerande dokumentation och annan relevant information som man kan hitta om objekten samlas ihop. Externa källor och kompetenser kan behöva tillfrågas. Komplettera med foto om detta saknas.

Val av metod för värdering, prioritering och urval

Det finns olika metoder och verktyg för värdering, prioritering och urval. Välj en metod som passar bäst för tillfället eller utforma en egen metod. Sätt upp olika kriterier som objekten kan värderas mot. Kriterierna kan till exempel vara relevans, sammanhang, mängd, användning, bevarandekrav, tillstånd och dokumentationsgrad. Varje kriterium kan ha en eller flera kontrollfrågor som poängsätts utifrån en definierad skala som passar för omständigheterna. För exempel se Bilaga 2 och Läs mer.

Nedan följer ett antal anledningar som skulle kunna vara orsak till att gallra objekt. Det innebär inte att de automatisk kan gallras. Olika aspekter bör noga vägas mot varandra i värderings- och urvalsprocessen.

Objekt som inte omfattas av museets policy eller riktlinjer för samlingarna

Museet bör ha fastställda skriftliga riktlinjer eller en policy för sina samlingar. Policyn eller riktlinjerna anger samlingarnas inriktning och vägleder inför nyförvärv och gallring. Eftersom fokusområdet för museet och samlingarna kan förändras och utvecklas, så kan det innebära att vissa objekt inte längre passar in enligt policyn eller riktlinjerna för samlingarna. Ny kunskap som kommit fram om objekten kan också innebära att de får en förändrad betydelse. Om ett objekt inte längre är relevant och om museet inte kan se att det kommer att bli relevant i framtiden kan museet vilja gallra det.

Att tänka på

• Varför togs objektet in i samlingarna från början? Är objektets förvärvshistorik intressant?
• Är objektet intressant som forsknings- objekt?
• Är det troligt att objektet blir mer relevant i framtiden?
• Är objektet unikt eller finns det andra liknande objekt i samlingarna?
• Skulle objektet passa bättre in och kunna tillgängliggöras mer om det ingick i ett annat museums samlingar där det till exempel vore mer geografiskt eller kulturellt relevant?

Objekt som är dubbletter eller överrepresenterade

Museet kan ha objekt i sina samlingar som är av samma eller snarlik typ, när det till exempel gäller utformning och proveniens, och kan därför vilja gallra några av dem. Mängden i sig är inte orsak nog till gallring. Museet måste ta ställning från fall till fall.

Att tänka på

• Används dubbletten? Går det att hitta något framtida användningsområde?
• Är mängden objekt värdefullt i sig självt eller representerar de något som en grupp?
• Har objekten en unik historia var för sig?
• Finns det något natur- eller kulturhisto- riskt värde i att behålla mer än ett objekt?
• Är det troligt att det finns liknande objekt på andra museer?

Objekt som inte används

Vissa objekt har aldrig använts eller används mycket sällan i museiverksamheten. Definitionen av vad som menas med användning kan vara ganska bred, men kan till exempel omfatta utställning, förevisning och forskning. I vissa falla kan museet vilja gallra objekt som man inte hittar något användningsområde för. Det är dock viktigt att komma ihåg att ett objekt kan finnas i en samling som representant för en tidsperiod, ett skeende eller liknande och kan därför vara relevant och ha ett forskningsvärde, trots att det inte används för närvarande.

Att tänka på

• Varför används inte objektet i museiverksamheten? Är det troligt att objektet kommer att användas i framtiden eller går det att hitta något användningsområde?
• Kan det komma till bättre användning på ett annat museum eller i en stödsamling?
• Hur sannolikt är det att objektet kan komma till användning i museiverksamheten om det går att få fram mer kunskap om det?
• Skulle en överföring till ett annat museum göra det lättare att få fram mer kunskap om objektet?
• Representerar objektet ett historiskt skeende, person eller liknande och fyller därför sitt syfte i samlingarna, även om det inte används?

Objekt som museet inte kan förvalta tillräckligt väl

En del museer kan ha objekt i sina samlingar som de saknar specialkompetens om och som de därför inte kan använda och utnyttja till dess fulla potential. Ibland saknas resurser och kompetens för att vårda och ta hand om objekten på bästa sätt. I de fallen kan museet vilja gallra dem och placera dem i en samling där de kan förvaltas på ett bättre sätt.

Att tänka på

• Är objektet relevant för samlingarna?
• Går det att få fram resurser internt eller externt för att ta hand om objektet på ett professionellt sätt?
• Skulle objektet kunna förvaltas bättre på ett annat museum?

Objekt som är skadade, förstörda eller saknar delar

En del objekt kan ha skadats så illa att de tappat sin betydelse i samlingarna och att museet inte kan använda det på något sätt. I vissa fall kanske tänkbara åtgärder inte står i proportion till objektets betydelse i samlingarna. I dessa fall kan museet vilja gallra objektet.

Att tänka på

• Är skadan en del av objektets historia?
• I hur stor grad har objektet tappat sin betydelse?
• Kan objektet konserveras, åtgärdas och förvaras och vad skulle det kosta?
• Finns resurser externt eller internt för att konservera, åtgärda eller förvara objektet?
• Finns andra likvärdiga objekt i samlingarna?
• Har en annan ägare, som ett annat museum eller en intresseförening möjlighet att använda objektet?
• Kan man hitta reservdelar?

Objekt utan kontext och dokumentation

Genom tidigare förvärvsmetoder, hantering och registrering kan museet ha objekt i sina samlingar som saknar eller har lite dokumentation och kontext. I en del fall kanske objektet inte kan användas för till exempel forskning, utställning eller annan museiverksamhet, vilket gör att museet kan vilja gallra det ur samlingarna.

Att tänka på

• Har museet gjort tillräckligt för att hitta information om objektets historia och bakgrund? Kan framtida forskning ge mer information?
• Har museet gjort en riskbedömning av att gallra objekt med oklar bakgrund, till exempel när det gäller den juridiska äganderätten?

Objekt som är en hälso- eller säkerhetsrisk och som riskerar att skada andra objekt

Museer kan ha objekt i sina samlingar som på grund av de material de består av eller innehåller, utgör en hälso- eller säkerhetsrisk för personal och andra som kommer i kontakt med samlingarna. Objekten kan också vara skadliga för andra objekt i samlingarna. Om inga möjligheter finns för att minimera riskerna kan det vara klokt att gallra sådana objekt.

Att tänka på

• Vilken är risken för andra objekt och för personal och andra som kommer i kontakt med objektet?
• Är det möjligt att minska risken och ändå ha objektet kvar?
• Kan objektet destrueras på ett säkert sätt?
• Finns det någon lagstiftning som påverkar hur objektet ska hanteras?

Objekt som bör repatrieras eller återlämnas

Det kan finnas objekt i samlingen som kan komma i fråga för repatriering eller återlämning. Dessa omständigheter ska alltid gå före en vanlig gallringsprocess. Separata riktlinjer bör sättas upp för sådana objekt.

Undersöka ett objekts bakgrund

När ett objekt som skulle kunna avlägsnas från samlingarna har valts ut bör museet undersöka dess bakgrund. Bakgrunden kan påverka om objektet kan deaccederas och vilken avyttringsform man väljer. Gå igenom all dokumentation och kontrollera om museet har juridisk rätt att göra sig av med objektet samt att det inte finns några villkor som kan förhindra gallring inklusive avyttring. Var uppmärksam på att det kan förekomma att information om objektet inte stämmer, att objekt felaktigt kan ha accederats eller att dokumentationen är ofullständig eller obefintlig. I vissa fall kan museet behöva juridisk rådgivning.

Lån

Ibland kan det visa sig att objektet är ett inlån. Museet har då inte äganderätten till objektet, även om det är ett långtidslån utan tidsbegränsning. Kontakta ägaren för att diskutera återlämning eller andra sätt att avlägsna objektet. Om långivaren inte kan kontaktas, är okänd eller inte vill ta tillbaka objektet kan det bli svårt att gallra objektet. Museet kan behöva ta juridisk hjälp för att reda ut situationen.

Depositioner

Depositioner kan vara objekt som förvaras tillfälligt i museet av olika anledningar. Det kan till exempel vara objekt som finns på museet för långtidsförvaring, bedömning eller objekt som är på väg någon annanstans. Museet har inte äganderätten till dessa objekt. Kontakta ägaren för att diskutera återlämning eller andra sätt att avlägsna objektet. Om ägaren inte kan lokaliseras bör museet ta juridisk hjälp för att reda ut situationen.

Extern finansiering

Om objektet har förvärvats eller konserverats med hjälp av externa medel, kontrollera om några villkor ställdes vid finansieringstillfället. Kontakta, vid behov, finansiären för att diskutera eller informera om gallringen.

Gåvor, donationer och testamentering

Kontrollera om det ställdes några villkor vid mottagandet som kan påverka deaccession och avyttring. Kontakta om möjligt givaren för att diskutera eller informera om gallringen.

Objekt som inte är accederade

Museet behöver undersöka objektets bakgrund så långt det är möjligt. Det kan röra sig om ett objekt som har förvärvats i syfte att accederas, men som av någon anledning inte blivit det. Kontrollera om det finns något accessionsbeslut eller om det ställdes några villkor vid förvärvstillfället som kan påverka att objektet avlägsnas.

Förvärvsomständigheterna är okända

Museet behöver undersöka objektets bakgrund så långt det är möjligt. Om det inte går att få fram några uppgifter om objektet bör man göra en riskbedömning för att gallra, inklusive avyttra objektet ändå. Museet bör dokumentera hur det har försökt att ta reda på bakgrunden och omständigheterna bör förklaras för en ny eventuell ägare.

Den formella äganderätten kan inte fastställas

Museet behöver undersöka objektets bakgrund så långt det är möjligt. Om det inte går att få fram några uppgifter om vem som äger objektet kan objektet i princip inte gallras. Museet kan behöva söka juridisk vägledning.

Läs vidare