Checklista för prioritering av kulturarvsmaterial för digitalisering

Material bör prioriteras för digitalisering bara om det finns en färdig plan för att bevara de digitala filerna och att göra dem tillgängliga. Denna checklista kan vara ett stöd i arbetet med interna riktlinjer för prioritering av material för digitalisering.

Det är av vikt att minska dubbelarbete på området digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Kulturarvsaktörer bör om möjligt försäkra sig om att aktuellt material inte redan finns digitalt tillgängligt hos annan förvaltare. Man bör också sträva efter att sprida bredast möjliga kännedom om material som digitaliserats och var man kan hitta det.

Digitalisering av metadataregister bör prioriteras eftersom de i allmänhet erbjuder viktiga vägar in i materialen. Med metadataregister avses här kataloger och motsvarande som listar antingen institutionens samlingsmaterial, till exempel bibliotekskataloger eller arkivförteckningar, eller mer generella data av till exempel biografisk, teknisk eller geografisk karaktär. Dessa kan även röra objekt utanför institutionens förvaltning, exempelvis materiallistor eller sockenregister.

Prioritera övergripande

Det kan vara fördelaktigt att prioritera på övergripande samlings- eller kategorinivå framför objektsvisa urval. Det ger lägre marginalkostnader och minskar slitaget på materialen. Nedanstående checklista kan ses som ett stöd för kulturarvsaktörer i arbetet med interna riktlinjer för prioritering av material till digitalisering. Efter checklistan finns förslag på fördjupning för den som behöver veta mer.

När fysiskt eller analogt material ska väljas ut för att göra en digital version, till exempel bild, film, 3D-scan eller textsida, kan punkterna under rubrikerna nedan beaktas.

Kulturarvsaktörer kan offentliggöra tydliga interna kriterier för prioritering så att det blir lättare för alla – både internt och externt – att förstå den digitala samlingens sammansättning och förhållande till den fysiska, analoga, samlingen. Hänsyn bör då tas till följande:

Materialet i sig

  • Är materialet i fråga av hög teknisk och innehållslig kvalitet?
  • Är det unikt alternativt representativt för sin art?
  • Kan det befaras vara särskilt stöldbegärligt och bör därför av säkerhetsskäl inte tillhandahållas i original?
  • Är materialet i fråga mycket efterfrågat och använt och därmed utsatt för slitage?
  • Är det av andra skäl i dålig fysisk kondition eller skört och ömtåligt, till exempel glasplåtar, och behöver därför skyddas mot slitage?
  • Är materialet av så låg teknisk kvalitet att det bryts ned av sig själv, exempelvis dagstidningar, och kan därför endast bevaras i digital form?
  • Finns materialet på bärare som snart kan bli tekniskt oläsbara eller kräva föråldrad uppspelningsutrustning, till exempel VHS-kassetter, och kommer därför att gå helt förlorade om de inte överförs till digital form?

Efterfrågan och användbarhet, externt

  • Finns det en tydligt formulerad extern efterfrågan på materialet?
  • Kommer materialet att aktualiseras på ett sätt som kan förväntas öka efterfrågan, till exempel i samband med ett jubileum?
  • Finns intressanta kopplingsmöjligheter till material vid andra institutioner, och kanske möjlighet till gemensamma prioriteringar?
  • Är det av andra skäl av brett externt intresse för en eller flera prioriterade eller underrepresenterade grupper?
  • Kan materialet fritt göras tillgängligt med hänsyn till lagar om exempelvis personuppgifter, upphovsrätt, sekretess med mera?
  • Kan materialet fritt göras tillgängligt med hänsyn till forskningsetiska överväganden?
  • Finns tekniska och andra resurser för tillgängliggörande?

Effektivisering & genomförbarhet, internt

  • Kan en digitalisering av materialet i fråga bidra till en mer resurssnål och effektiv framtida förvaltning?
  • Är materialet väl förtecknat och katalogiserat på objektsnivå?
  • Är materialet i analog form praktiskt eller logistiskt svårtillgängligt?
  • Är materialet aktuellt för framtagning i samband med flyttning, forskningsinsats, utställning eller annat?
  • Finns resurser för lämpliga vård- och konserveringsinsatser i anslutning till digitalisering?
  • Finns möjlighet att digitalisera materialet med öronmärkt extern finansiering eller att på ett smart sätt genomföra insatser i samverkan med andra aktörer?
  • Finns tekniska och andra resurser för bevarande?

Utöver den planerade och strategiskt prioriterade digitaliseringen kan man ibland behöva göra situationsanpassad digitalisering utifrån en beställning. De filer som då produceras kan vara bra att införliva med övriga material, gärna publikt tillgängligt, eller radera. Det kan vara bra att utarbeta interna riktlinjer för hur detta val ska hanteras. Det är också bra att ha rutiner för löpande gallring respektive prioritering för att bevara och tillgängliggöra digitalt födda material.

Tips för fördjupning

Om checklistan

Checklistan bygger på Digisams ursprungliga checklista för prioritering av kulturarvsmaterial för digitalisering (2014).

Digisams ursprungliga checklista finns i DiVa,(diva-portal.org)