4. Vägkarta för val av samlingsförvaltningssystem
För att kunna välja rätt samlingsförvaltningssystem bör museet ta hänsyn till frågor gällande behov, bemanning och budget. Framför allt är det viktigt att lägga tillräckligt med tid på förberedelser och att titta på olika system innan en formell upphandling startas.
1. Prata med kollegorna!
Hör av dig till museer som använder ett samlingsförvaltningssystem.
Be om att få ta del av deras erfarenheter, särskilt om
- hur de upplevde införandet av samlingsförvaltningssystemet
- hur samlingsförvaltningssystemet förändrade rutinerna i museet
- hur de upplever användarvänligheten av systemet, vad de saknar och vad de skulle vilja förändra.
Att ta kontakt med kollegor är viktigt för att komma fram till rätt system. Det är också värdefullt när systemet ska tas i bruk och när det väl är i bruk. Det är bra att kunna fråga en kollega som sitter med samma problem och likadana frågor som en själv. Be även om att få ta del av nedskrivna lathundar och rutiner, de kan vara till stöd när ni ska formulera egna.
2. Är det ett samlingsförvaltningssystem vi behöver eller är det något annat?
Samlingsförvaltningssystemens främsta uppgift är att stödja samlingsförvaltningsprocesserna.
Läs igenom sidan ”Vad är ett samlingsförvaltningssystemet inte?” om ni är osäkra på om ni behöver ett samlingsförvaltningssystem. Om en behovsanalys visar att det är främst eller enbart till samlingspublicering som systemet ska införskaffas kan det vara värt att undersöka alternativa lösningar att publicera data.
Om museet framför allt vill organisera stora mängder digitalt bildmaterial, utan att se över, standardisera och digitalisera samlingsförvaltningsrutinerna för den fysiska samlingen, kan ett bättre alternativ vara ett bildhanteringssystem.
3. Vad ska vi ha samlingsförvaltningssystemet till ?
Definiera noggrant vad ni vill uppnå med samlingsförvaltningssystemet
- just nu
- i framtiden.
Titta på processerna som listas i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum och välj max tre stycken som ni fokuserar på i början. Samlingsförvaltningsprocesserna och hur de kan stödjas av ett samlingsförvaltningssystem listas även på sidan ”Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem”.
4. Vem kommer att använda samlingsförvaltningssystemet?
Lista alla roller som kommer att använda samlingsförvaltningssystemet
- just nu
- i framtiden.
Tänk på att det inte bara är personer som registrerar data som är användare. Även kollegor behöver vidareanvända den registrerade informationen i sin verksamhet, exempelvis konservatorer, kommunikatörer, pedagoger och inte minst externa användare.
Se till att alla är medvetna om att ett nytt samlingsförvaltningssystem är på väg att införskaffas och får möjlighet att bidra.
5. Vilken är budgeten?
- för inköp
- för underhåll.
Det kostar att upprätthålla ett samlingsförvaltningssystem. Det finns två olika möjligheter för förvaltning. Antingen kan leverantören, museet själv eller museets IT-leverantör stå för förvaltning och drift av databas och tillhörande externa filer såsom föremålsbilder etc. Även om det kan vara dyrare att låta leverantören stå även för driften, kan det vara ett bra alternativ för museer som saknar eller bara har begränsade IT-resurser.
De stora leverantörerna tar oftast en licensavgift per år som täcker, eller bör täcka, uppdateringar och support. Tänk även på att budgetera för utbildningar som en del av införandearbetet.
Det är viktigt att vara medveten om att ett system från en mindre leverantör som verkar prisvärd i inköp kan bli väldigt dyrt i underhåll om det inte finns en struktur för support och uppdatering från leverantörens sida som museet kan få tillgång till.
Köp till efter hand
Om leverantören erbjuder en version med färre funktioner kan det vara ett bra alternativ att börja med den och budgetera för en utökning i ett senare skede. Vissa system erbjuder att man kan köpa till funktioner som man inte behöver från början, till exempel utlån eller utställningsplanering.
Även om det kan vara frestande att ha alla funktioner med från början är det oftast ett bättre alternativ att förankra en process i systemet, till exempel katalogisering och placeringskontroll, innan man köper till fler funktioner.
Det kan också vara gångbart att köpa färre användarlicenser till att börja med. Men tänk på att personer som inte får använda systemet efter en initial utbildning troligtvis kommer att behöva en ny introduktion. Om det är möjligt är det fördelaktigt att boka in en uppföljning av utbildningen efter att systemet har varit i drift några månader.
När budgeten för drift fastställs bör man vara extra medveten om att personal och ansvariga kommer att behöva tid till förfogande för att analysera, inventera och definiera de rutiner som i framtiden kommer att skötas med hjälp av samlingsförvaltningssystemet, eller som kommer att förändras med ett nytt system.
6. Behöver data migreras?
Flera museer har redan någon form av databas på plats. Analysera om det är värt att migrera data. Ibland kan det vara enklare att börja om.
Titta gärna på Spectrums process “Planering av dokumentation” för att få en bild av vilken samlingsinformation museet redan har och kom överens om vilka områden som behöver förbättras. Analysera särskilt hur samlingen är dokumenterad i det gamla systemet. Är den gamla informationen systematisk? Gamla system som innehåller osystematiskt registrerat information är svårare att migrera framgångsrikt, så att data blir användbar i det nya systemet.
Fundera på om det finns möjlighet att rensa data innan migration. Kräv gärna extra stöd från leverantören för att utvärdera om data kan rensas och hur det bäst kan ske. Det blir mycket lättare att implementera ett nytt system i verksamheten om den innehåller bättre, mer pålitlig och mer sökbar data än det gamla systemet.
Kontrollera fakta
Det kan vara en mycket värdefull insats att kontrollera fakta så mycket som möjligt innan eller under migration av data. Undersök om leverantören eller en tredje part kan hjälpa till med (semi-)automatisk rensning av data.
Typiska exempel på rensning av data som har stor effekt är att korrigera stavningsvarianter på samma information, till exempel personnamn, så att det inte blir två olika namn till samma person. Eller att se till att uppgifter om material standardiseras, om det tidigare har används både silke och siden för att beskriva samma material till exempel.
Här kan leverantören oftast hjälpa till med att korrigera stora mängder data på ett automatiserat sätt. Det kan även handla om att ändra i klassifikationer, ta bort data som är dubbelregistrerad eller att flytta data till rätt fält. Underskatta inte den positiva effekten för användarna som kommer av att data har rensats.
Det betyder samtidigt att museet bör se till att det inte blir för mycket data som ska “korrigeras senare”. Det kommer aldrig att bli av. Felaktig data har en demoraliserande effekt för införandet.
7. Skriv ner rutinerna!
Skriv ner hur registrering av information ska utföras. Det är avgörande för användarvänligheten att ha lathundar som tydligt beskriver hur till exempel katalogisering fungerar gällande en specifik samling, eller hur förflyttning registreras, även om leverantören tillhandahåller manualer för hur systemet fungerar och ska användas.
Flödesscheman i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum är en bra hjälp. Titta särskilt på processen “Planering av dokumentation”.
Ju mer ni kan jobba med kontrollerad vokabulär i början desto bättre. Med kontrollerad vokabulär menas att systemet erbjuder en förvalslista eller liknande som inte tillåter att något annat matas in i fältet.
Se till att systemet tillhandahåller ifyllda urvalslistor på så många ställen som möjligt. Om ni är osäkra på om en rutin kommer att fungera med en fast förvalslista, utan möjlighet till fritext, är ett bra alternativ att ha ett obligatoriskt fält med en fast ordlista som kan kombineras med ett kommentarsfält.