Fallstudie: Inköp och driftsättning av samlingsförvaltningssystem på Jönköpings läns museum

Jönköpings läns museum hade en samlingsdatabas redan före 2011, men den kändes inte längre tillräckligt stabil. Museet upplevde inte heller att databasen gav något stöd i förvaltningen av samlingarna. Ett annat önskemål var att museet ville publicera information om samlingarna på webben. Dessa mål ledde fram till beslutet att införskaffa en ny databas under 2010–2011.

Själva inköpsprojektet drevs av 2–3 personer. Museet gjorde en behovsanalys och skrev efter det en kravspecifikation. De tittade på olika system även innan upphandlingsprocessen hade kommit igång och bjöd in flera tillverkare för att presentera sina system. 2011 valdes ”Primus”. Inga driftproblem men ibland lite buggar efter uppgraderingar.

Data migrerades

Data från den gamla databasen migrerades till Primus. En ansvarig person från leverantörens sida hjälpte till med datamigrationen, som enligt museet gick ”över förväntan bra”. Museet hade gärna velat rensa det gamla materialet, men det visade sig var omöjligt eftersom det gamla systemet var så osäkert i drift.

Även om mer stöd till förvaltningsprocesserna var ett önskemål från början, så växte kunskapen om hur mycket samlingsförvaltningssystemet kunde stödja processerna fram först efter inköp. Det tog tid att komma in i arbetet med samlingsförvaltningssystemet och att förstå möjligheterna som det erbjuder.

Utbildningarna som leverantören erbjöd har varit bra och hjälpsamma, men det har varit omöjligt att ta in alla funktioner och möjligheter på en och samma gång. Det har upplevts extra värdefullt att leverantören erbjuder fasta kurstillfällen med jämna mellanrum. Leverantören erbjuder även användardagar som har varit hjälpsamma för att utbyta erfarenheter av samlingsförvaltningssystemet och att utveckla användandet internt.

Göra på samma sätt

Museet hade som ambition att alla som registrerar olika information i databasen ska göra det på ett likartat sätt. Det började med att personal från samlingsenheten fick noggranna beskrivningar om hur information registreras. Beskrivningarna utökades till fler processer när museet under arbetet med Spectrum gick igenom fler förvaltnings- och dokumentationsprocesser.

Jönköpings läns museums personal har varit bekanta med Spectrum, framför allt genom kontakt med skotska museer. De började dock att använda Spectrum som ett verktyg i samlingsförvaltningen först efter att Spectrum-processerna hade översatts till svenska.

I detta arbete började museet att definiera samlingsförvaltningssystemets roll i de olika processerna. I dag är det fler och fler som använder samlingsförvaltningssystemet dagligen som stöd i sitt arbete, även konsulterna som knyts till museet genom uppdragsverksamhet.

Inlån och utlån

Ett bra exempel är processerna för inlån och utlån, som i stor utsträckning sköts via Primus. Museet anpassade Spectrum-processkartona till hur processen sköts med hjälp av samlingsförvaltningssystemet. Till detta kommer användarhandledningar och mallar i samlingsförvaltningssystemet som stöd i låneprocesserna.

Museet förbereder nu en ny kulturhistorisk basutställning. Även här används samlingsförvaltningssystemet som informationsnod för att förbereda och planera utställningen. Val av objekt till utställningen markeras direkt i systemet. Museet har få anställda konservatorer och jobbar mest med konsulter. Även de har fått tillgång till samlingsförvaltningssystemet för att se direkt vad som ska åtgärdas eller synas.

Museet utreder nu möjligheterna att flytta samlingarna till nya magasin. Även där kommer samlingsförvaltningssystemet att bli ett nav för dokumentation av packning och förflyttning av föremål.

Jönköpings läns museums tips för införande

• Var medveten om att det är ett stort och långvarigt arbete att införa ett samlingsförvaltningssystem.
• Ta ett moment i taget, stäm av med berörda kollegor.
• Skriv ner detaljerade anvisningar.

Har du specifika frågor till Jönköpings läns museum om deras införande av Primus kan du vända dig till liselotte.munther@jkpglm.se