1. Samlingsförvaltningssystem, vad och varför ?
Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder mycket stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna.
Om det digitala systemet är välskött och användbart i organisationens alla led så är det en trygg bas för digitalisering av både samlingar och arbetssätt.
Innehåll
Vad är ett samlingsförvaltningssystem?
Ett tidsenligt samlingsförvaltningssystem är inte enbart en digital katalog över museets samlingar. Det erbjuder även stöd för olika samlingsförvaltningsprocesser.
Ett välfungerande samlingsförvaltningssystem kan till exempel hjälpa museet att planera kommande utställningar, att identifiera föremål i akut behov av vård eller att säkert dokumentera samlingarnas förvaring och förflyttning.
Samlingsdatabaser blev vanliga på museer i slutet av 1980-talet. De första databaserna var oftast en kopia av de analoga katalogkorten. Även om registreringsprocessen i digitala samlingsförvaltningssystem fortfarande kan kännas likt ett analogt katalogkort ligger systemets största potential i att kunna standardisera och delvis automatisera arbetsprocesser på ett museum.
Med standardiserade processer menas att samma typ av uppgift, till exempel en tillståndsbedömning eller en förflyttning av ett föremål, alltid utförs och dokumenteras på samma sätt oavsett vem som gör det.
Vad är fördelarna med samlingsförvaltningssystem?
Även om olika museers förutsättningar skiljer sig åt gällande storlek, budget och personalstyrka så är fördelarna med att införa ett samlingsförvaltningssystem lika för de flesta.
Ett välfungerande samlingsförvaltningssystem med omfattande information om varje samlingsobjekt är en ovärderlig hjälp för många av museets verksamheter. Det gäller såväl utställningsplanering och låneverksamhet som vård och dokumentation av samlingarna. Med digitalisering av arbetssätt menas att ta fram fasta rutiner för och med hjälp av organisationens digitala system. Det innebär att dokumentation som tidigare skett på analogt sätt upprättas och sparas digitalt. Informationen blir tillgänglig för fler när man byter från en analog till en digital rutin.
För en stor organisation kan digitalisering av arbetssätt stödja avdelnings- och enhetsövergripande kommunikation. Det kan också leda till ett öppnare samarbete mellan medarbetarna.
För mindre verksamheter kan digitalisering av arbetssätt förenkla överblicken för den person som utför många olika typer av arbetsuppgifter. En standardisering och digitalisering av arbetssätt leder till att arbetsuppgifterna blir mindre personberoende. Det blir också lättare att hitta och återanvända dokumentation och information om samlingarna. Detta underlättar särskilt för organisationer som är beroende av ideella krafter.
Fyller många behov
När samlingarnas information har dokumenterats i samlingsförvaltningssystemet på ett standardiserat sätt kan de sökas fram efter olika parametrar, exporteras och återanvändas till flera olika ändamål. Det kan till exempel gälla lånebrev, utställningsetiketter eller digitala presentationer.
Dessutom kan moderna samlingsförvaltningssystem fylla verksamhetens behov av rapportering och statistik, i allt från verksamhetsrapporter till årsredovisning.
Samlingsförvaltningssystem används även för att ge allmänheten tillgång till den digitaliserade samlingen och tillhörande information. I och med att de flesta system erbjuder olika lösningar för att publicera utvald data på webben, kan systemet förbättra digital tillgång till data.
Systemet bör kunna exportera data i standardiserade format, för att underlätta samarbeten med aggregatorer och datautbyte med andra aktörer. En aggregator är en tjänst som samlar data från olika institutioner och visar de i ett gemensamt webbgränssnitt, som till exempel Kringla (K-samsök) eller Europeana.
Behöver museet ett samlingsförvaltningssystem?
Det korta svaret är ja.
Skisser av tavlor utställda på Carl Larssons separatutställning 1906 i Konstnärshuset Foto: Cecilia Heisser / Nationalmuseum (PDM)Varje museum som ansvarar för en samling måste ha ett system för att dokumentera och förvalta den. Ett digitalt samlingsförvaltningssystem hjälper museet att dokumentera samlingar på ett professionellt och standardiserat sätt.
I en ideal situation vet all personal på museet hur och var information ska dokumenteras, till exempel hur och var bilder av föremål ska sparas, hur och var funktionsbeskrivningar till tekniska föremål och verktyg i samlingar ska skrivas och sparas, hur och var tillståndsbedömningar dokumenteras. Som resultat blir samlingsförvaltningssystemet en källa eller åtminstone en startpunkt för personal att hitta svar till frågor om samlingarna.
Risken för att viktig kunskap om samlingarna, till exempel funktions- eller användningsbeskrivningar, går förlorad om personal eller volontär slutar minskar om informationen om samlingarna finns samlad och tillgänglig för alla.
En standardiserad samlingsförvaltning och dokumentation skapar bättre förutsättningar för museets säkerhetsarbete och minskar risken för skada, stöld eller förstörelse.
Det betyder inte nödvändigtvis att varje museum måste skaffa ett heltäckande digitalt samlingsförvaltningssystem. Men ett sammanhängande digitalt system kan förenkla museets processer och informationsflöden.
Skriv ner rutiner
Om det saknas budget eller personella resurser för att införskaffa och underhålla ett heltäckande, digitalt samlingsförvaltningssystem, kan organisationen skapa ett eget samlingsförvaltningssystem med Excel-listor och nedskrivna rutiner. Ett sådant samlingsförvaltningssystem börjar oftast med ett centralt dokument som listar museets viktigaste rutiner.
Alla samlingsförvaltningssystem kräver att museet lägger tid på att definiera sina rutiner och anpassa listorna och dokumenten så att all personal kan använda dem på det sätt som är tänkt. Utan ett heltäckande, digitalt system krävs det mer definitionsarbete från museets sida.
Om det inte finns ett sammanhängande digitalt samlingsförvaltningssystem krävs mer manuellt arbete för att tillhandahålla viktig information om samlingarna på ett centraliserat och standardiserat sätt.
Det är också svårare att samla information till olika projekt, exempelvis utställningar, att veta hur pålitlig informationen är och att säkerställa att informationen kan återfinnas och återanvändas i framtiden.
De flesta kommersiella samlingsförvaltningssystem erbjuder lösningar för att publicera data om samlingarna publikt på webben. Med ett samlingsförvaltningssystem som museet själv har skapat kan det bli svårare att dela med sig av information om samlingarna till en intresserad allmänhet eftersom man behöver hitta alternativa vägar att publicera data.
Skaffa överblick
För att skapa en överblick över samlingarna kan en början vara att dokumentera samlingarna i en Excel-lista. Den kan bli en bra grund till att senare gå över till ett digitalt samlingsförvaltningssystem.
Dokumentationsriktlinjerna som finns på sidan ”Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem” är viktiga att följa för att kunna återanvända Excel-dokumentationen. Riktlinjerna säkerställer att man inte glömmer viktiga aspekter i dokumentationen av samlingarna och att de viktigaste informationsenheterna för föremålens dokumentation finns med.
En stor fördel som ett heltäckande samlingsförvaltningssystem har, jämfört med alla enklare lösningar, är att data bara behöver uppdateras på ett ställe. Om museet däremot har separata dokument eller listor för exempelvis utlån eller vårdbehov kan det lätt bli så att samma information behöver uppdateras på flera ställen. Det leder ofta till att informationen blir inaktuell i någon av listorna.
För att få bäst nytta av ett heltäckande, digitalt samlingsförvaltningssystem är det avgörande att systemet uppfyller personalens behov, att systemet implementeras korrekt och att systemet används av alla verksamma inom museet på ett standardiserat och kontinuerligt sätt.
Sammanfattning: Fördelar med ett samlingsförvaltningssystem
- Standardiserade, personoberoende dokumentationsprocesser.
- All information om samlingarna på samma ställe.
- Möjlighet att få ut listor och rapporter efter organisationens behov.
- Standardiserad data som går att exportera och återanvända.
- Säker och aktuell information om samlingarna.