Facilitetsrapport

I facilitetsrapporten utvärderas klimatet, den fysiska miljön och omständigheterna på den nya platsen. Rapporten kan bland annat omfatta en bedömning av ljusförhållanden, klimat, säkerhet och tillgänglighet.

Facilitetsrapporten gör det möjligt för en institution att fatta väl underbyggda beslut för att skydda sina samlingar och objekt vid utlån eller utställning på en annan plats. 

Många museer använder befintliga mallar för facilitetsrapporter, andra gör sina egna. Kontrollera med den institution som lånet ska göras ifrån, för att se vilka rutiner som gäller. 

Checklista för innehåll i en facilitetsrapport

Facilitetsrapporten kan innehålla information om följandeföljande.

Den inlånande institutionen

• låntagande institution/plats 
• typ av institution 
• huvudman 
• kontaktperson 
• postadress
• telefonnummer
• e-post
• lånehistorik för tidigare utförda utställningar och inlån. 

Lånet

• syftet med lånet 
• datum för låneperioden.

De personer som kommer att jobba med och kring föremålen

• inhyrd personal
• entreprenörer
• underleverantörer.

Planritning med utritade/markerade områden för

• var föremålen kommer att befinna sig/ställas ut
• var receptionen och brandutrustningen finns 
• annat relevant.

Byggnadens konstruktion 

• fristående byggnad eller inte 
• antal våningar, trappor
• brandklassning och branddörrar
• byggnadsmaterial 
• om- eller tillbyggnader
• pågående renoveringsarbeten.

Den omkringliggande miljön

• jordskredsrisk
• översvämningsrisk
• luftföroreningar
• närhet till annan verksamhet
• plan för åtgärder.

Utställnings och förvaringslokaler

• var i byggnaden lokalerna ligger (våningsplan etc) 
• ett eller flera rum
• säkerhet (lås, larm, vakter, säkerhetsansvarig, säkerhetsrutiner, katastrofplan etc) 
• klimat- och uppvärmning (typ av system, service, övervakning, styrningsmöjlighet, dokumentation) 
• ungefärlig temperatur och luftfuktighet (vår/sommar och höst/vinter) 
• ljusförhållanden (möjlighet att mäta och reglera ljuset) 
• brandskydd (systematiskt brandskyddsarbete, typ av brandlarm, brandceller, nödutgångar, service, rutiner, typ av släckningsutrustning, brandutbildning etc) 
• beskrivning av vatteninstallationer i eller kring lokalerna (kranar, sprinklers avloppsrör eller liknande) 
• golvens belastningskapacitet 
• städning och underhåll 
• skadedjurskontroll och skadedjurbekämpning 
• annan verksamhet i lokalerna (närhet till entréer, kafé, bibliotek etc) 
• eventuell servering av mat och dryck 
• förvaring av packmaterial.

Montrar

• material
• klimat
• filter.

Transport och godsmottagning 

• mottagningstider 
• lastning och lossningskapacitet (lastbryggor, säkerhet storlek på fordon, hissar etc) 
• hur stora föremål kan tas emot. 

Hantering och packning

• upp- och nedpackningsrutiner
• packlokaler
• packpersonal
• rutiner för tillståndsrapportering
• hantering av små föremål. 

Försäkring 

• försäkringsbolag
• eventuella undantag
• försäkringstäckning för föremål
• förekomst av skada eller förlust av föremål
• vidtagna åtgärder.

Underskrifter från ansvariga 

Exempel på facilitetsrapporter

Armémuseum, Stockholm, Standard- och säkerhetsrapport

Kungliga biblioteket, Stockholm, Standardrapport

Moderna museet, Stockholm, Standard- och säkerhetsrapport

Nationalmuseum, Stockholm, Standard- och säkerhetsrapport

Statens museum for kunst, Köpenhamn, Facilitetsrapport

United kingdom registrars group, Standard facilities report,

När man söker statlig utställningsgaranti behövs en säkerhetsrapport. Se Riksantikvarieämbetet och Kammarkollegiet för mer information