Utlån av museiföremål

Alla utlån bör ha ett bestämt start- och slutdatum samt ett syfte. Ibland finns det objekt som är utlånade på obestämd tid eller är deponerade på andra museer eller organisationer. Dessa objekt kan ha en oklar status, till exempel när det gäller vem som är ägare. Om möjligt bör dessa objekt tas tillbaka eller göras om till utlån med en angiven ägare och med ett bestämt slutdatum. Vid låneperiodens slut kan lånet omförhandlas för en ny tidsperiod om det är önskvärt och möjligt. Information om hur utlån bör gå till kan lämpligen finnas tillgänglig på museets webbsida.

Policy för utlån

Museer bör ha en policy för utlån. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller ingå i en övergripande samlingsförvaltningspolicy. Syftet med policyn är att alla förfrågningar om utlån som görs till museet behandlas på ett professionellt och likvärdigt sätt.

Policyn kan innehålla information om:

• Varför museet lånar ut sina samlingar.
• Vad samlingar kan lånas ut eller inte lånas ut till.
• Vem samlingar kan lånas ut eller inte lånas ut till.
• Om det finns skäl som innebär att objekt inte lånas ut.
• Om det finns specifika objekt som aldrig lånas ut på grund av att de till exempel är för ömtåliga, unika eller värdefulla.
• Hur lång tid det normalt tar att ge ett besked efter en ansökan och tills dess att utlånet kan ske.
• Om det finns en begränsning i hur lång en utlåningsperiod kan vara.
• Vilka som är museets generella villkor för att låna ut objekt.
• Roller och ansvar under utlånet.
• Hur utlånet bör dokumenteras och rapporteras.

Utlåningsprocessen i korthet

• Ta emot och registrera en låneansökan.
• Skicka en bekräftelse till frågeställaren på att ansökan tagits emot.
• Kontrollera objektets tillstånd och tillgänglighet.
• Reservera tillfälligt de objekt som efterfrågats.
• Överväg ansökan och begär vid behov ytterligare information.
• Skicka ett svar om avslag eller att museet går vidare med förfrågan.
• Begär kompletterande information, ofta i form av en verksamhets- och säkerhetsrapport.
• Bedöm ny information och meddela ett beslut.
• Sammanställ ett låneavtal som skrivs under av båda parter.
• Dokumentera tillståndet för objektet.
• Utför nödvändig konservering.
• Ordna med försäkring och eventuell utställningsgaranti.
• Planera för utlämning och transport.
• Skriv ett utlämningskvitto när objektet lämnar museet.
• Se till att få information om tillståndet för objektet under utlåningsperioden.
• Övervaka datum för återlämning och förnya datumet om det är önskvärt och möjligt.
• Planera mottagning av objekt.
• Kontrollera tillstånd på det återlämnade objektet. 
• Avsluta utlånet genom att placera tillbaka objektet på sin plats och registrera all relevant information.