Samlingsförvaltningspolicy

Museer och andra samlingsförvaltare behöver ha en samlingsförvaltningspolicy för att kunna hantera sina samlingar på ett effektivt och konsekvent sätt. En policy fungerar som ett ramverk för vad ett museum generellt kan göra, men beskriver inte arbetsuppgifterna i detalj. Policyn svarar på vad och varför, men inte på hur, när och av vem. En policy grundar sig vanligtvis på ett museums uppdrag, vision och mål samt juridiska och etiska omständigheter. Vid behov kan policy hänvisa till andra policydokument, riktlinjer, rutiner och checklistor, som har beröring med eller betydelse för policyn. Policyn beslutas ofta av organisationens ledning och bör gälla i flera år.

En samlingsförvaltningspolicy kan ingå i ett ramverk för samlingsförvaltning och innehåller ofta delar om att:

• se över och utveckla samlingen
• dokumentera och hantera information om samlingen
• använda och tillgängliggöra samlingen
• vårda och bevara samlingen

Det är en fördel att ha en sammanhållen samlingsförvaltningspolicy, men ibland har museer olika policyer för olika områden. Det är då viktigt att alla policyer hänger ihop, att de inte motsäger varandra och att de tillsammans bildar en så fullständig helhet som möjligt. Ofta är det nödvändigt att formulera policyer med representanter från museets olika områden för att diskutera överlappningar och få en förståelse för gemensamma syften och mål.

Policy för att se över och utveckla samlingen

En policy för att se över och utveckla samlingen kallas ibland också för förvärvs- och gallringspolicy. Policyn ska vägleda i beslut i hur den framtida samlingen kommer att se ut. Den kan innehålla:

• en övergripande beskrivning av den nuvarande samlingen
• vilken inriktning museet har för sin insamling (förvärv och accession)
• vilken inriktning museet har för sin gallring (deaccession och avyttring)
• det juridiska och etiska ramverk som styr insamling och gallring

Policyn kan också beskriva hur museet använder sig av samlingsöversyn och konsekvensanalys i arbetet med att förvärv och avyttring.

Policy för att dokumentera och hantera information om samlingen

En policy för att dokumentera och hantera information om samlingen ska vägleda i beslut, men också understryka att museet på ett ansvarsfullt sätt förvaltar, bevarar och tillgängliggör information om samlingen.

Den kan innehålla:

• museets målsättning och förhållningssätt kring hur information om samlingen samlas in, förvaltas, bevaras, uppdateras, hålls säker och tillgängliggörs
• vilken nivå på dokumentation och informationshantering som museet strävar efter att uppnå och vilka standarder som följs
• det juridiska och etiska ramverk som styr dokumentation och informationshantering

En policy för samlingens information kan i vissa fall ingå i en mer övergripande informationspolicy som rör hela museets informationshantering.

Policy för att använda och tillgängliggöra samlingen

En policy för att använda och tillgängliggöra samlingen ska vägleda i beslut. Den kan innehålla:

• museets målsättning och förhållningssätt kring att tillgängliggöra samlingen och samlingsinformation genom fysiska och digitala utställningar, länkad data, utlån, visningar och kopior etc.
• särskilda omständigheter som gör att användning och tillgängliggörandet bör begränsas, till exempel etiskt känsliga samlingar eller stöldbegärliga samlingar.
• förhållningssätt till samlingar som kan köras eller brukas
• förhållningssätt kring särskilda behov som människor har för att kunna använda och tillgängliggöra sig samlingen
• förhållningssätt kring hantering av rättighetsfrågor
• det juridiska och etiska ramverk som styr användning och tillgängliggörande av samlingen

Policyn kan också innehålla hur museet balanserar tillgänglighet och användning av samlingen med det långsiktiga bevarandet.

Policy för att vårda och bevara samlingen

En policy för att vårda och bevara samlingen ska vägleda i beslut, men också belysa bevarandearbetets roll i samlingsförvaltningen. Den kan innehålla:

• museets förhållningssätt och åtaganden kring magasinering, byggnadsunderhåll, säkerhet, hantering, städning, skadedjurskontroll övervakning och styrning av inomhusmiljön och katastrofhantering
• museets förhållningssätt till hur och när aktiv konservering kan utföras och av vem
• förhållningssättet kring hur frågor om vård och bevarande kommuniceras till personal och övriga som kommer i kontakt med samlingen
• det juridiska och etiska ramverk som styr vård och bevarande

Policyn kan också beskriva hur museet använder sig av riskbedömning och prioritering i arbetet med vård och bevarande för att fokusera på det som är viktigast.

Att​ ​skriva​ ​en​ ​policy

Det​ ​finns​ ​inga​ ​regler​ för ​hur​ ​en​ ​policy​ ​ska​ ​se​ ​ut,​ ​men​​ ​den​ bör vara ​​aktuell, kortfattad och konkret​. En​ ​policy​ ​bör ​utgå​ ​från​ ​organisationens​ ​behov.​ ​Alla,​ ​oavsett bakgrund​ ​och​ ​förkunskap,​ ​bör​ ​kunna​ ​ta​ ​del​ ​och​ ​förstå​ en ​policy. Det​ ​är också​ ​viktigt​ ​att​ ​olika policydokument​ ​inte säger emot varandra. Ibland är det endast tillåtet att upprätta policyer på en särskild nivå i organisationen, till exempel på politisk nivå. Kontrollera vad som gäller i din organisation.

Planering

Vad?​​ ​Tänk​ ​noga​ ​igenom​ ​vad​ ​den​ ​aktuella​ ​policyn​ ​ska​ ​omfatta​ ​och​ ​på​ ​vilket​ ​sätt​ ​den​ ​förhåller sig​ ​till​ ​andra områden eller riktlinjer​ ​inom​ ​organisationen.

Vem?​​ ​Bestäm​ ​vilka​ ​som​ ​ska​ ​vara​ ​med​ ​i​ ​den​ ​projektgrupp​ ​som​ ​utforma​r ​policyn.​ ​Beroende på vilka delar som ingår i policyn samt hur​ ​organisationen​ ​är​ ​uppbyggd​ ​kan​ ​det​ ​vara​ ​bra ​att representanter​ ​från​ ​skilda​ ​avdelningar och kompetensområden​ ​är​ ​involverade​ ​i​ ​arbetet.​ ​Utse​ ​en ansvarig​ person ​för​ ​att​ ​se till att arbetet​ ​löper​ ​på​ ​som​ ​planerat.

Kontrollera​ ​om​ ​det​ ​redan finns en policy eller​ ​andra​ ​​riktlinjer​ ​att utgå​ ​ifrån.​ ​Är​ ​de​ ​fortfarande​ ​aktuella​ ​eller behöver de​ ​revidera​s? Om ingen policy finns​​ ​kan​ ​det​ ​vara​ ​en​ ​god idé​ ​att​ ​titta​ ​på​ ​hur​ ​andra museer​ ​har​ ​upprättat​ ​sina​ ​policyer.​

Genomförande

Skriva:​​ ​Alla​ ​kan​ ​inte​ ​vara​ ​med​ ​och​ ​skriva,​ ​men​ ​alla​ ​kan​ ​vara​ ​med​ ​och​ ​ge​ ​synpunkter.​ ​Den​ ​ansvarige sammanställer​ ​informationen​ ​i​ ​ett​ ​policyutkast​ ​som​ ​sedan​ ​diskuteras​ ​i​ ​projektgruppen.​ ​Om​ ​nödvändigt kan​ ​utkastet​ ​även​ ​gå​ ​ut​ ​på​ ​remiss​ ​så​ ​att​ ​andra​ ​inom​ ​organisationen​ ​kan​ ​komma​ ​med​ ​synpunkter. Säkerställ​ ​att​ ​policyn följer övriga​ ​riktlinjer,​ ​planer​ ​och​ ​rutiner.

Besluta:​​ ​En​ ​ny​ ​eller​ ​reviderad​ ​policy​ ​beslutas​ ​och​ ​antas​ ​formellt​ ​vid​ ​ett​ ​styrelsemöte​ ​eller​ ​liknande.

Förankring

Sprid​ ​internt​:​ ​Innehållet​ ​i​ ​policyn​ ​ska​ ​vara​ ​känt​ ​för​ ​och​ ​förankrat​ ​hos​ ​alla​ ​medarbetare.

Sprid​ ​externt​:​ ​Genom​ ​att​ ​tillgängliggöra​ ​aktuella​ ​policyer​ ​på​ ​museets webbsida ​kan​ ​fler​ ​ta​ ​del​ ​av​ ​hur​ ​​organisationens utgångspunkt​ ​i​ ​olika​ ​frågor ser ut.​ ​Många​ ​frågor​ ​som​ ​kommer​ ​in​ ​till​ ​museet​ ​kan​ ​besvaras​ ​enklare genom​ ​att​ ​hänvisa​ ​till​ ​en​ ​offentligt​ ​publicerad​ ​policy.​ ​Det​ ​möjliggör​ ​också​ ​att​ ​svaren​ ​blir​ ​konsekventa oavsett​ ​vem​ ​i​ ​personalen som​ ​tillfrågas.

Uppföljning och revidering

Utvärdera: Undersök om policyn fungerar som tänkt.

Revidera: Ändra det som inte fungerar och lägg till det som saknas.

Checklista för vad en policy kan innehålla

• Beskrivning av policyns omfattning, syfte och vem den gäller för.
• Museets ​uppdrag​, mål, vision och styrdokument​ ​i​ ​korthet samt hur policyn förhåller sig till dessa.
• Generella ställningstaganden och principer för området som policyn omfattar.
• Referens till rutiner,​ ​processer,​ ​planer​, arbetsbeskrivningar och andra policyer​ ​som​ ​är​ ​kopplade​ ​till​ ​policyn.
• Vem​ ​som​ ​tagit​ ​fram​ ​policyn.
• När​ policyn ​beslutades av ledningen och när den ska revideras.​​
• Lista​ ​på​ ​tidigare​ ​versioner​ ​och​ ​vilken version det aktuella dokumentet​ ​​ersätter.