Vad är samlingsförvaltning?

Många museer förvaltar stora samlingar av objekt och information. Samlingarna har byggts upp under lång tid, ibland under flera hundra år. Museisamlingar kan betraktas som samhällets kollektiva minne.

En av museernas huvuduppgifter är att förvalta och tillgängliggöra samlingarna på ett professionellt, trovärdigt och hållbart sätt, både för nutida och framtida generationer. För att kunna använda en museisamling behöver den hanteras, vårdas och struktureras. Museet behöver veta vad som finns i samlingen, varför den finns där och var objekten för närvarande befinner sig. Samlingen behöver vara i gott skick och information behöver vara strukturerad och så öppen som möjligt för att den ska kunna bevaras, användas och tillgängliggöras på olika sätt.

Samlingsförvaltning omfattar alla de aktiviteter och arbetsuppgifter som har att göra med skötseln av ett museums samling. Samlingsförvaltning är också det sätt som en organisation väljer att planera, strukturera, utföra, utveckla, följa upp och kommunicera arbetet med samlingen i syfte att nå verksamhetens mål. Samlingsförvaltning är en angelägenhet för alla som arbetar med eller kommer i kontakt med samlingar.

Samlingsförvaltning omfattar att

Genom att strukturera upp samlingsförvaltningen blir det lättare att se om något av dessa områden behöver utvecklas. Det går också att se om olika aktiviteter eller dokument motsäger varandra. Helhetsbilden underlättar i de fall där prioriteringar behöver göras. Museet kan då enklare balansera olika behov, både nu och på längre sikt.

Utveckla samlingen

En god överblick över vad som finns i samlingen underlättar aktiviteter som syftar till att samlingen utvecklas. Exempel på olika aktiviteter:

Dokumentera samlingen

Museet behöver hantera och upprätthålla den information som finns och som samlas in och skapas om en samling. Det kan handla om att hantera information om de enskilda objekten och deras kontext, men även förvaltningsinformation som exempelvis om objekten är utlånade, hur de är konserverade, vilket skick de är i och var de för närvarande befinner sig. Det är viktigt att det finns stabila och strukturerade sätt att samla in, bevara och tillgängliggöra information om samlingarna. Exempel på olika aktiviteter:

  • Katalogisering och registrering
  • Klassificering
  • Kontroll av placering
  • Märkning
  • Kontroll av objektens tillstånd
  • Inventering och granskning
  • Försäkringsfrågor
  • Hantering och uppmärkning av rättigheter
  • Digitisering och digitalisering

Använda samlingen

Aktiviteter som utförs för att tillgängliggöra och använda samlingar ska göras på ett sådant sätt att de även kan användas i framtiden. Exempel på olika aktiviteter:

Bevara samlingen

Aktiviteter som innebär att vårda, skydda och sköta om samlingen ska ske i balans med att möjliggöra för ändamålsenlig användning. Exempel på olika aktiviteter:

Läs mer under ramverk för samlingsförvaltning

Relaterade länkar (10) Visa eller stäng