Dokumentation och avslut
Stöd för museer i gallringsprocessen – Innehåll
Bakgrund och inledning | Ordförklaringar | Förutsättningar för gallring | Planering | Genomförande | Gallringsbeslut | Avyttring | Dokumentation och avslut | Checklista för gallringsprocessen | Litteraturlista | Bilaga 1 | Bilaga 2
Foto: (CC0)
Det är viktigt att alla aspekter kring gallringsförfarandet dokumenteras och arkiveras så att det under arbetet och i efterhand går att följa och granska processen.
All information om gallringsprocessen och det avyttrade objektet bör vara lättförståelig, finnas samlad och vara lätt åtkomlig. Det är viktigt att dokumentationen kan förstås av utomstående och oinsatta.
Registreringen bör omfatta:
- objektnummer
- uppgift om orsak till gallringen och förklaring till varför man har utfört den som man har gjort
- referens till riktlinjer eller samlingspolicy och paragraf om att gallring är möjlig
- önskade mål med gallringen
- åsikter och råd som beaktats
- tillståndsrapport
- förvärvskostnader, om relevant
- ekonomisk värdering om den finns
- avyttringsmetod och förklaring till varför man har valt tillvägagångssättet
- eventuella villkor som har ställts vid förvärv
- eventuella nya villkor som har ställts
- information om objektet, som till exempel ursprung och ägarskap
- foto, om det behövs för att motivera gallringsbeslut och för att dokumentera objekt som destruerats
- dokumentation av överföringen av den juridiska äganderätten
- uppgifter om den nya placeringen inom organisationen eller hos mottagaren
- vem som genomfört och fattat beslut i gallringsprocessen
- det datum då objektet deaccederades
- det datum då objektet avyttrades
- besluten eller kopia på besluten om deaccedering och avyttring.
Gallring av massmaterial
Om stora mängder objekt ska avyttras, till exempel stora mängder likvärdigt eller nedbrutet material, kan dokumentationsprocessen förenklas. Varje objekt behöver inte beskrivas och fotas för sig. Det kan räcka med en översiktsbild. Det viktigaste är att man får med beslutspunkter och förklaringar och motivering till varför man har gjort som man har gjort.
Avslut
Notera på alla relevanta ställen i dokumentationssystemet att objektet är gallrat och avyttrat samt vilket datum detta skedde. Det bör tydligt framgå att det inte längre finns i samlingen och varför. Detsamma gäller även för objekt som överförts till en stödsamling. Återanvänd inte gamla nummer. Upprätta vid behov ett separat register över alla gallrade objekt.
Eventuell märkning på objektet bör avlägsnas eller markeras enligt museets rutiner så att det inte kan misstolkas.
Skicka med dokumentationen till eventuell ny ägare. Meddela den nya ägaren om särskilda omständigheter finns.
Om objektet överförs till en stödsamling är det bra om det skiljs fysiskt från den permanenta samlingen.
Om objektet destrueras, se till att detta verkligen utförs och att det görs enligt lagar och regler för miljö och arbetsmiljö.